Skriftlig advarsel kan være aktuelt når arbeidstaker har brutt arbeidsplikter, instrukser eller rutiner, eller når arbeidsgiver over tid har behov for å korrigere arbeidsutførelse eller opptreden.

• gjentatt forsentkomming
• manglende oppmøte eller mangelfull varsling
• arbeidsnekt eller uberettiget ordrenekt
• brudd på interne rutiner eller sikkerhetsregler
• mangelfull utførelse av arbeidsoppgaver
• uakseptabel opptreden eller samarbeid
• brudd på lojalitets- eller taushetsplikter
• andre dokumenterte pliktbrudd i arbeidsforholdet

At et forhold er uønsket betyr ikke automatisk at skriftlig advarsel er riktig. Arbeidsgiver bør vurdere alvorligheten, om arbeidstaker kjente kravet, om virksomheten tidligere har akseptert praksisen og om en samtale eller veiledning er tilstrekkelig.

En god advarsel bør være så konkret at arbeidstaker senere kan forstå nøyaktig hva arbeidsgiver reagerte på. Vage formuleringer som «dårlig holdning» eller «du må skjerpe deg» gir lite veiledning og svak dokumentasjon.

Advarselen bør normalt inneholde:

• dato for advarselen
• beskrivelse av den konkrete hendelsen eller forholdet
• når hendelsen fant sted
• hvilken arbeidsplikt, instruks eller forventning arbeidsgiver mener er brutt
• arbeidstakerens forklaring dersom denne er relevant
• hva arbeidsgiver forventer skal endres
• eventuell tidsramme for forbedring når dette passer
• at nye eller fortsatt likeartede brudd kan få arbeidsrettslige konsekvenser

Arbeidsgiver bør unngå å skrive at «neste brudd medfører oppsigelse» som en automatisk konsekvens. En eventuell senere oppsigelse må alltid vurderes konkret ut fra forholdene på det tidspunktet.

Det finnes ikke et generelt krav i arbeidsmiljøloven om at en advarsel må være skriftlig. Arbeidsgiver kan gi muntlige tilbakemeldinger og muntlige advarsler.

Skriftlighet har likevel klare fordeler når saken er av en viss betydning. Det blir lettere å dokumentere hva arbeidsgiver reagerte på, hvilke forventninger som ble satt og når arbeidstaker ble gjort kjent med dette.

I mindre alvorlige saker kan arbeidsgiver starte med en samtale og et kort referat. Dersom problemet gjentar seg, kan skriftlig advarsel være neste trinn. I alvorlige saker kan det være riktig å gå direkte til skriftlig reaksjon.

Arbeidstaker kan bestride faktum eller mene at reaksjonen er urimelig. Arbeidsgiver bør ta innsigelsen på alvor og vurdere om den inneholder nye opplysninger.

Det kan være klokt å la arbeidstaker levere en skriftlig kommentar som oppbevares sammen med advarselen. Da fremgår begge parters syn dersom saken senere blir vurdert.

Hvis arbeidstaker dokumenterer at faktum er feil, bør arbeidsgiver korrigere eller trekke advarselen. En advarsel som arbeidsgiver vet bygger på feil opplysninger bør ikke bli liggende som om den var korrekt.

Arbeidsmiljøloven fastsetter ikke én generell utløpsdato for skriftlige advarsler. Samtidig gjelder personvernreglene for behandling og lagring av personopplysninger.

Arbeidsgiver bør derfor jevnlig vurdere om det fortsatt finnes et saklig behov for å oppbevare advarselen. Hvor lenge den har arbeidsrettslig betydning vil også bero på hva den gjelder, hvor alvorlig forholdet var og om arbeidstaker senere har hatt en lang periode uten nye problemer.

En gammel advarsel om en mindre hendelse bør normalt ikke automatisk brukes mange år senere som om den hadde samme vekt som en nylig og relevant advarsel.

Tilgangen bør begrenses til personer som trenger opplysningene i sitt arbeid med personaloppfølging.

Det finnes ingen regel om at arbeidsgiver alltid må gi én, to eller tre advarsler før oppsigelse. Antall advarsler er ikke et juridisk poengsystem.

I en mindre alvorlig, gradvis problemsak kan flere runder med oppfølging være naturlig. I en svært alvorlig hendelse kan arbeidsgiver ha grunn til å vurdere strengere reaksjon uten en lang rekke tidligere advarsler.

Det sentrale er om arbeidstaker har forstått forventningene, om forholdet kunne korrigeres, hvor alvorlig bruddet er og om en eventuell senere oppsigelse samlet sett er saklig.

Arbeidsgiver må være særlig oppmerksom dersom arbeidstaker nylig har varslet om kritikkverdige forhold. Arbeidsmiljølovens varslingsregler forbyr gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med loven.

Arbeidstilsynet nevner uttrykkelig skriftlig advarsel som en mulig form for arbeidsrettslig sanksjon som kan være gjengjeldelse.

Det betyr ikke at en varsler aldri kan få en legitim advarsel for et reelt og uavhengig pliktbrudd. Men arbeidsgiver bør kunne dokumentere at reaksjonen bygger på saklige forhold som ikke skyldes varselet.

Hvis tidspunktet, begrunnelsen eller behandlingen avviker fra hvordan andre ansatte håndteres, bør arbeidsgiver undersøke risikoen for ulovlig gjengjeldelse ekstra nøye.

Gjentatt forsentkomming: Dersom arbeidstaker fortsetter å komme sent etter tydelig samtale og kjent oppmøtetid, kan skriftlig advarsel være naturlig.

En enkelt mindre feil: Hvis feilen er tilfeldig, ubetydelig og aldri tidligere har skjedd, kan veiledning være mer forholdsmessig enn formell advarsel.

Arbeidsnekt: Før advarsel må arbeidsgiver undersøke om instruksen var lovlig, saklig og innenfor styringsretten.

Mangelfull prestasjon: Arbeidsgiver bør kontrollere om forventningene var klare og om nødvendig opplæring og støtte er gitt.

Alvorlig sikkerhetsbrudd: Her kan skriftlig reaksjon være riktig allerede ved første hendelse, avhengig av alvor og skyld.

Ikke enhver korrigerende beskjed er en arbeidsrettslig advarsel. En instruks forteller hvordan arbeidet skal utføres. En tilbakemelding vurderer arbeid eller atferd. En advarsel markerer at arbeidsgiver mener et konkret forhold er kritikkverdig, krever endring og kan få betydning ved en senere reaksjon.

Arbeidsgiver bør bruke riktig betegnelse og forklare virkningen. Dersom et møtereferat i realiteten inneholder kritikk, endringskrav og varsel om konsekvenser, kan innholdet få større betydning enn dokumentets overskrift. Tilsvarende blir ikke et dokument en holdbar advarsel bare fordi ordet «advarsel» står øverst.

Arbeidsgivers reaksjon bør bygge på saklige hensyn og stå i rimelig forhold til hendelsen. Sammenlignbare tilfeller bør som utgangspunkt behandles likt. Ulik reaksjon kan likevel være saklig når ansvar, rolle, tidligere oppfølging, skadepotensial eller graden av skyld er forskjellig.

Før advarsel gis, bør virksomheten undersøke om egne uklare rutiner, manglende opplæring, utilstrekkelig bemanning eller motstridende instrukser har bidratt. Det svekker grunnlaget dersom arbeidstaker kritiseres for å ha brutt et krav som ikke var tydelig eller kjent.

Det er normalt klokt å presentere det faktiske grunnlaget i et møte før eller samtidig med at reaksjonen gis. Arbeidstaker bør få vite hvilke hendelser saken gjelder og få reell anledning til å korrigere feil, forklare omstendigheter og legge frem relevant dokumentasjon.

Arbeidsmiljøloven har ikke en generell regel som gir rett til tillitsvalgt i ethvert advarselsmøte. Rett til bistand kan likevel følge av tariffavtale, personalreglement, etablert praksis eller sakens karakter. Arbeidsgiver bør kontrollere dette og vurdere om en støtteperson kan bidra til en ryddig prosess.

Når kritikken gjelder prestasjon, fravær, oppmøte eller endret atferd, bør arbeidsgiver undersøke om saken kan ha sammenheng med sykdom, funksjonsnedsettelse eller manglende tilrettelegging. En advarsel må ikke brukes til å omgå arbeidsgivers plikter til oppfølging og tilrettelegging.

Arbeidstaker behøver normalt ikke opplyse om diagnose. Det sentrale er hvilke arbeidsfunksjoner som påvirkes, hva arbeidstaker kan utføre og om praktiske tiltak kan redusere problemet. Advarsel kan fortsatt være aktuelt ved et selvstendig pliktbrudd, men faktum og årsak må skilles grundig.

En advarsel bør korrigeres eller trekkes tilbake dersom nye opplysninger viser at vesentlige deler av faktum var feil, reaksjonen ble rettet mot feil person, instruksen ikke gjaldt, eller arbeidsgiver manglet grunnlag for sentrale beskyldninger. Retting bør dokumenteres like tydelig som den opprinnelige advarselen.

Hvis bare enkelte punkter er feil, bør arbeidsgiver presisere hvilke deler som opprettholdes og hvilke som bortfaller. Det er uheldig å la et dokument med kjente feil bli liggende uimotsagt i personalmappen.

• advarselen skrives før arbeidsgiver har undersøkt hva som faktisk skjedde
• arbeidstaker får ikke mulighet til å forklare seg
• advarselen bruker vage formuleringer som «dårlig holdning» uten konkrete eksempler
• små feil beskrives som alvorlig mislighold
• arbeidsgiver lover automatisk oppsigelse ved neste hendelse
• signatur fremstilles som et krav for at advarselen skal være gyldig
• arbeidstakers skriftlige innsigelse ignoreres selv om den inneholder nye fakta
• gamle og irrelevante advarsler brukes mange år senere uten ny relevansvurdering
• advarsler lagres eller deles bredere enn nødvendig
• arbeidsgiver gir en advarsel som reaksjon på at arbeidstaker har varslet om kritikkverdige forhold
• arbeidsgiver bruker ulik reaksjon mot sammenlignbare ansatte uten saklig forklaring
• advarselen brukes som erstatning for korrekt oppsigelsesprosess

Må en advarsel være skriftlig?
Nei, ikke som generell regel. Men skriftlighet gjør innhold, dato og forventninger lettere å dokumentere.

Må arbeidstaker signere?
Nei. Signatur kan dokumentere mottak, men arbeidsgiver kan dokumentere levering på andre måter.

Hvor mange advarsler må gis før oppsigelse?
Det finnes ingen fast tallregel. Alvor, historikk og om arbeidstaker fikk reell mulighet til forbedring må vurderes konkret.

Kan en ansatt være uenig i advarselen?
Ja. Arbeidstaker kan levere skriftlig kommentar eller bestride faktum.

Kan en gammel advarsel brukes senere?
Den kan i noen saker ha betydning, men alder, relevans og arbeidstakerens senere utvikling må vurderes.

Kan én advarsel føre til oppsigelse?
En advarsel gir ikke automatisk grunnlag. En eventuell oppsigelse må fortsatt oppfylle saklighetskravet.

Kan arbeidsgiver gi advarsel til en varsler?
Ja for et reelt og uavhengig pliktbrudd, men ikke som gjengjeldelse for lovlig varsling.

Er advarsel det samme som drøftelsesmøte?
Nei. Drøftelsesmøte er en egen del av prosessen før arbeidsgiver eventuelt beslutter oppsigelse.

Når advarselen gjelder kvalitet eller prestasjon, bør arbeidsgiver være særlig nøye med å skille mellom manglende vilje og manglende forutsetninger. Arbeidstaker bør ha fått tydelig informasjon om hva stillingen krever, hvilke mål som gjelder og hvilken kvalitet som forventes.

Arbeidsgiver bør også kontrollere om nødvendig opplæring, utstyr, bemanning og veiledning er gitt. Dersom problemet skyldes uklare prioriteringer eller mangelfull opplæring, bør dette rettes før arbeidstaker kritiseres for resultatet.

En prestasjonsadvarsel bør derfor beskrive konkrete avvik, forventet nivå og hva slags forbedring som må skje. Når forbedring krever tid, bør arbeidsgiver sette en realistisk oppfølgingsperiode og evaluere utviklingen etterpå.