Kan arbeidsgiver endre arbeidsoppgaver ved sykdom?
Arbeidsgiver kan ofte endre eller tilpasse arbeidsoppgaver når sykdom reduserer arbeidsevnen. Tiltaket må bygge på en konkret funksjonsvurdering, reell dialog og grensene i arbeidsavtalen, styringsretten og arbeidsmiljølovens tilretteleggingsregler.
Ja, når endringen er lovlig, nødvendig og egnet
Arbeidsgiver kan i mange tilfeller endre arbeidsoppgaver ved sykdom. Endrede eller nye oppgaver kan være et nødvendig tilretteleggingstiltak når en arbeidstaker midlertidig eller varig har redusert arbeidsevne. Arbeidsmiljøloven § 4-6 krever at arbeidsgiver, så langt det er mulig, setter inn nødvendige tiltak for at arbeidstakeren skal kunne beholde eller få et passende arbeid.
Utgangspunktet er fortsatt at arbeidstakeren fortrinnsvis skal fortsette i sitt vanlige arbeid. Før arbeidsgiver flytter arbeidstakeren til helt andre oppgaver, bør det derfor undersøkes om den ordinære stillingen kan fungere med endret tempo, oppgavefordeling, arbeidstid, utstyr eller organisering. Dersom dette ikke er tilstrekkelig, må annet passende arbeid vurderes.
Sykdom gir ikke arbeidsgiver en ubegrenset rett til å endre stillingen. En vesentlig og varig endring av ansvar, fagområde, lønn, arbeidstid eller stillingens grunnpreg kan ligge utenfor styringsretten. Da må endringen avtales, eller arbeidsgiver må vurdere om vilkårene og prosessen for endringsoppsigelse er oppfylt.
Dette må arbeidsgiver avklare før oppgavene endres
Tilretteleggingsplikten og styringsretten virker sammen
Arbeidsgiver har en generell plikt til å organisere arbeidet forsvarlig og ta hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne og øvrige forutsetninger. Når arbeidsevnen er redusert på grunn av sykdom, ulykke, slitasje eller lignende, gjelder i tillegg den særskilte plikten i arbeidsmiljøloven § 4-6. Plikten gjelder både ved kortvarige og langvarige begrensninger og uavhengig av om årsaken er arbeidsrelatert.
Styringsretten er arbeidsgivers adgang til å lede, organisere, kontrollere og fordele arbeidet innenfor rammene av lov, tariffavtale, arbeidsavtale og saklighetskrav. Tilretteleggingsplikten kan gjøre det nødvendig å bruke dette handlingsrommet. Den utvider likevel ikke styringsretten slik at en stilling kan endres grunnleggende uten avtale eller korrekt arbeidsrettslig prosess.
Vurderingen må derfor gjøres i to trinn: Først om endrede oppgaver er et nødvendig og egnet tilretteleggingstiltak. Deretter om arbeidsgiver kan gjennomføre akkurat denne endringen innenfor arbeidsforholdets rettslige rammer. Et godt formål gjør ikke enhver løsning lovlig.
Se arbeidsmiljøloven hos Arbeidstilsynet, særlig §§ 4-1, 4-2 og 4-6.
Arbeidsgiver trenger en funksjonsvurdering – ikke hele sykehistorien
Arbeidsgiver må vite nok til å kunne vurdere forsvarlige tiltak. Samtalen bør handle om hvilke arbeidsbevegelser, oppgaver, arbeidstider, belastninger eller situasjoner arbeidstakeren mestrer, hva som bør unngås, og om begrensningene antas å være kortvarige eller mer langvarige. Det er funksjonen i arbeidet som er relevant.
Arbeidstakeren har normalt ikke plikt til å opplyse diagnosen eller dele mer medisinsk informasjon enn det som er nødvendig for oppfølgingen. Møtereferater og oppfølgingsplaner bør derfor beskrive praktiske begrensninger og tiltak, ikke unødvendige helseopplysninger. Tilgangen til dokumentene bør begrenses til personer som trenger dem i oppfølgingen.
Den som sykmelder kan bidra med medisinske rammer og vurdering av arbeidsrelatert funksjon. Arbeidsgiver avgjør likevel hvordan virksomheten organiseres og hvilke oppgaver som faktisk kan tilbys. Bedriftshelsetjenesten kan brukes som faglig støtte ved ergonomiske, organisatoriske eller arbeidsmiljømessige vurderinger, men overtar ikke arbeidsgivers ansvar.
Tilpass den vanlige stillingen før annet arbeid vurderes
Arbeidsmiljøloven bygger på at arbeidstakeren fortrinnsvis skal få fortsette i sitt vanlige arbeid. Arbeidsgiver bør derfor kartlegge stillingens enkelte oppgaver i stedet for å behandle stillingen som én udelelig helhet. Noen oppgaver kan kanskje utføres som før, andre med tilpasning, mens enkelte må tas bort i en periode.
Aktuelle tiltak kan være færre tunge løft, redusert reisevirksomhet, andre skift, mer planlegging og mindre kundekontakt, tekniske hjelpemidler, hjemmearbeid der arbeidet egner seg for det, skjerming fra bestemte belastninger, lavere tempo eller hyppigere pauser. Tiltaket må være forsvarlig både for arbeidstakeren og virksomheten.
Tilrettelegging er ikke bare et spørsmål om å redusere arbeidstiden. En arbeidstaker kan ha kapasitet til å være til stede lenge, men med lavere tempo eller færre krevende oppgaver. En annen kan utføre de ordinære oppgavene, men bare i kortere økter. Løsningen må knyttes til den faktiske funksjonen.
Bevar mest mulig av ordinært arbeidsinnhold. Endre det som er nødvendig, og vurder jevnlig om oppgaver kan tilbakeføres.
Hvordan fungerer gradert sykmelding sammen med endrede oppgaver?
Gradert sykmelding kan gjennomføres ved kortere arbeidstid, færre arbeidsdager, lavere arbeidsmengde, redusert tempo eller en kombinasjon. Prosenten sier hvor mye arbeidsevnen er redusert, men bestemmer ikke alene nøyaktig hvordan arbeidshverdagen må legges opp.
Arbeidsgiver og arbeidstaker bør avtale hvilke oppgaver som prioriteres, faktisk arbeidstid, pauser, produksjonsforventninger og hva som skal skje hvis belastningen viser seg for høy. Faktisk arbeid må rapporteres korrekt. NAV opplyser også at arbeidsrettet aktivitet normalt skal vurderes og at aktivitetskravet blir sentralt etter åtte ukers sykefravær, med lovbestemte unntak.
Se NAVs informasjon om sykepenger og gradert sykmelding.
Bruk en konkret og tidsavgrenset utprøvingsplan
Det er ofte vanskelig å vite på forhånd om en oppgaveendring vil fungere. En tidsavgrenset utprøving gir partene et bedre beslutningsgrunnlag. Planen bør beskrive hvilke oppgaver som beholdes, hvilke som tas bort, eventuelle nye oppgaver, arbeidstid, belastningsgrenser, nødvendig opplæring og hvem som følger opp.
Fastsett en startdato og en evalueringsdato. Avtal hva som skal vurderes: om oppgavene kan gjennomføres uten forverring, om arbeidstiden er realistisk, om kolleger får en uforsvarlig belastning, og om tiltaket bringer arbeidstakeren nærmere ordinært arbeid. Evalueringen bør bygge på erfaringer, ikke antakelser.
Det bør fremgå at ordningen er midlertidig dersom det er meningen. Ellers kan partene få ulike forventninger til om den nye oppgavefordelingen er blitt permanent. Ved hver evaluering bør det avklares om tiltaket skal videreføres, endres, avsluttes eller erstattes.
Arbeidsgiver må vurdere annet passende arbeid i virksomheten
Dersom arbeidstakeren ikke kan fortsette i sin vanlige stilling selv med rimelig tilrettelegging, skal arbeidsgiver undersøke annet passende arbeid. Vurderingen skal ikke uten videre begrenses til den tidligere avdelingen. Relevante ledige oppgaver og stillinger i virksomheten må kartlegges.
Arbeidet må være noe arbeidstakeren er kvalifisert for og faktisk kan utføre med den reduserte arbeidsevnen. Det bør så langt som mulig svare til tidligere arbeid når det gjelder oppgaver, ansvar og lønn. Normal opplæring som vanligvis gis til en ny arbeidstaker, kan måtte tilbys. Arbeidsgiver har derimot normalt ikke plikt til å fortrenge en annen arbeidstaker, konstruere en kunstig varig stilling eller opprette arbeid virksomheten ikke har behov for.
Hvor omfattende søket må være, avhenger blant annet av virksomhetens størrelse, organisering og reelle muligheter. Plikten retter seg normalt mot arbeidsgivers virksomhet. At arbeidsgiveren inngår i et konsern betyr ikke uten videre at alle andre juridiske enheter automatisk omfattes, men konkrete avtaler, praksis og organisering kan få betydning.
Før arbeidsgiver beslutter overføring til annet arbeid etter § 4-6, skal arbeidstakeren og arbeidstakerens tillitsvalgte tas med på råd, med mindre arbeidstakeren ikke ønsker bistand. Dette er mer enn en orientering etter at beslutningen er tatt; alternativene skal drøftes før valget låses.
Arbeidstakeren skal medvirke, men kan ha saklige innvendinger
Arbeidstakeren skal delta i oppfølgingen, bidra med relevante funksjonsopplysninger og være villig til å prøve forsvarlige og rimelige tiltak. Medvirkningsplikten betyr ikke at arbeidstakeren må godta enhver oppgave arbeidsgiver foreslår, eller utføre arbeid som medisinsk eller sikkerhetsmessig er uforsvarlig.
Hvis arbeidstakeren mener en oppgave ikke kan utføres, bør arbeidsgiver be om en konkret forklaring knyttet til funksjon og belastning. Deretter kan oppgaven presiseres, tilpasses eller prøves i mindre omfang. Ved reell usikkerhet kan sykmelder eller bedriftshelsetjenesten bidra med funksjonsrettede råd.
Et avslag uten nærmere begrunnelse bør ikke umiddelbart behandles som ordrenekt. Samtidig kan vedvarende avvisning av dialog eller rimelige tiltak få betydning for hvor langt tilretteleggingsplikten rekker. Dokumentasjonen bør vise både tilbudene, arbeidstakerens syn og arbeidsgivers vurdering.
Les mer på siden Arbeidstaker nekter å utføre arbeidsoppgaver.
Oppfølgingsplan, dialogmøte og frister
Arbeidsgiver skal som hovedregel utarbeide oppfølgingsplan sammen med arbeidstakeren så tidlig som mulig og senest når arbeidstakeren har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker, med mindre en plan er åpenbart unødvendig. Planen skal blant annet beskrive arbeidsoppgaver, funksjon, tiltak, eventuell bistand og videre oppfølging.
Ved fullt sykefravær skal arbeidsgiver som hovedregel innkalle til dialogmøte senest innen syv uker, med mindre møtet er åpenbart unødvendig. Ved gradert sykefravær holdes møte når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er behov. Oppfølgingen skal være løpende; fristene er seneste tidspunkter, ikke en grunn til å vente.
Se NAVs oversikt over oppfølging av sykmeldte og NAVs informasjon om oppfølgingsplanen.
Hold rollene tydelige i sykefraværsoppfølgingen
Tiltaket må være mulig og forsvarlig for hele virksomheten
Ved vurderingen av hvor langt tilretteleggingsplikten rekker, kan det blant annet legges vekt på virksomhetens størrelse og økonomi, antall ansatte og oppgaver, tiltakets kostnad og varighet, utsiktene til bedring, sikkerhet og konsekvensene for andre ansatte. En stor virksomhet med mange funksjoner vil ofte ha flere handlingsalternativer enn en liten virksomhet med få oppgaver.
Arbeidsgiver kan ikke avvise et tiltak bare fordi det krever planlegging, noe ekstra arbeid eller en midlertidig omfordeling. På den andre siden skal ikke tilretteleggingen føre til at kolleger over tid får en uforsvarlig fysisk eller psykisk belastning, at lovpålagt bemanning eller kompetanse mangler, eller at kvalitet og sikkerhet settes i fare.
Vurderingen må være konkret. Generelle utsagn som «vi har ingen lette oppgaver» eller «dette blir for dyrt» er svake dersom arbeidsgiver ikke kan vise hvilke oppgaver, kostnader og alternativer som faktisk er undersøkt.
Arbeidstilsynet gir en samlet oversikt over arbeidsgivers oppfølging og tilrettelegging av sykmeldte.
En midlertidig tilpasning må ikke bli permanent ved en tilfeldighet
Midlertidige endringer som inngår i tilbakeføring til arbeid, vil ofte kunne gjennomføres innenfor styringsretten når de er saklige, forsvarlige og ligger innenfor arbeidsforholdets rammer. Jo større avviket er fra avtalt stilling, og jo lengre endringen varer, desto viktigere blir en ny vurdering av rettsgrunnlaget.
Hvis partene ønsker en varig løsning, bør de avklare stillingstittel, oppgaver, ansvar, arbeidstid, arbeidssted, lønn og virkningstidspunkt skriftlig. Enighet er ofte den ryddigste løsningen. Arbeidstakeren bør få reell tid til å forstå og vurdere forslaget.
En vesentlig endring som arbeidstakeren ikke samtykker til, kan kreve endringsoppsigelse. Da gjelder kravene til saklig grunn og korrekt oppsigelsesprosess. Arbeidsgiver bør ikke bruke en midlertidig sykefraværsordning til å omgå disse reglene.
Se Endring av arbeidsoppgaver, Arbeidsgivers styringsrett og Arbeidstilsynets side om endringsoppsigelse.
Kan arbeidsforholdet avsluttes hvis tilrettelegging ikke lykkes?
Oppsigelse på grunn av sykdom er strengt regulert. Arbeidsmiljøloven § 15-8 gir et særskilt vern mot oppsigelse på grunn av sykdom de første tolv månedene etter at arbeidsuførheten inntrådte. Også etter denne perioden gjelder kravet om saklig grunn i § 15-7.
Før oppsigelse vurderes, må arbeidsgiver kunne vise at relevante tilretteleggingstiltak og annet passende arbeid er undersøkt. Prognose, fraværets varighet, virksomhetens behov, belastningen for partene og utsiktene til at arbeidstakeren kan komme tilbake, inngår i en konkret helhetsvurdering. Tolvmånedersperiodens utløp gjør ikke oppsigelse automatisk lovlig.
Se arbeidsmiljøloven hos Lovdata og Oppsigelse under sykefravær.
Dokumenter vurderingene, ikke bare møtedatoene
God dokumentasjon skal gjøre det mulig å forstå hva som var kjent, hvilke tiltak som ble vurdert, hva partene mente og hvorfor arbeidsgiver valgte den aktuelle løsningen. Et kort referat som bare sier at «tilrettelegging er diskutert», gir liten verdi.
Endring av arbeidsoppgaver ved sykdom – steg for steg
Vanlige feil arbeidsgiver bør unngå
- å vente til sykefraværet har blitt langvarig før tilrettelegging diskuteres
- å spørre etter diagnose i stedet for arbeidsrelatert funksjon
- å anta at gradert sykmelding bare kan gjennomføres som kortere arbeidsdager
- å flytte arbeidstakeren direkte uten først å vurdere tilpasning i vanlig arbeid
- å tilby tilfeldige «lette oppgaver» uten mål, varighet eller faglig sammenheng
- å begrense søket etter passende arbeid til arbeidstakerens egen avdeling
- å overse normal opplæring som kunne gjort en ledig oppgave passende
- å unnlate å rådføre seg med arbeidstaker og eventuell tillitsvalgt før overføring
- å la en midlertidig ordning bli permanent uten å avklare arbeidsavtalen
- å belaste kolleger over tid uten å vurdere arbeidsmiljø og sikkerhet
- å tolke enhver innvending som ordrenekt før funksjon og risiko er avklart
- å konkludere med oppsigelse før reelle tiltak og annet passende arbeid er prøvd
Vanlige spørsmål om endring av arbeidsoppgaver ved sykdom
Kan arbeidsgiver pålegge lettere arbeidsoppgaver?
Ja, dersom oppgavene er forsvarlige, saklig begrunnet og ligger innenfor arbeidsgivers rettslige handlingsrom. Arbeidstakerens funksjon og medvirkning må vurderes.
Kan arbeidstakeren selv bestemme hvilke oppgaver som skal utføres?
Nei. Arbeidstakeren skal medvirke og kan ha saklige funksjons- eller sikkerhetsinnvendinger, men arbeidsgiver organiserer arbeidet innenfor lovlige rammer.
Må arbeidsgiver vite diagnosen?
Normalt ikke. Arbeidsgiver trenger relevante funksjonsopplysninger, ikke hele sykehistorien.
Må arbeidsgiver opprette en ny stilling?
Normalt ikke. Reelle ledige og passende alternativer må vurderes, sammen med normal opplæring, men plikten innebærer ikke uten videre å skape en kunstig stilling.
Kan oppgavene endres permanent?
Ja, ved avtale eller når endringen ellers kan gjennomføres lovlig. Vesentlige endringer uten samtykke kan kreve endringsoppsigelse.
Kan arbeidsgiver redusere lønnen fordi oppgavene blir lettere?
Ikke uten særskilt rettsgrunnlag. Lønn er et sentralt avtalevilkår, og en vesentlig ensidig reduksjon ligger normalt ikke innenfor styringsretten.
Kan arbeidstakeren nekte en prøveordning?
Arbeidstakeren kan motsette seg et uforsvarlig eller ulovlig tiltak, men har plikt til å medvirke og bør prøve rimelige løsninger når det er forsvarlig.
Blir oppsigelse lovlig etter tolv måneders sykdom?
Nei. Det særskilte vernet i § 15-8 endres etter tolv måneder, men arbeidsgiver må fortsatt oppfylle saklighetskravet og dokumentere tilrettelegging og omplasseringsvurdering.
Regler og veiledning om tilrettelegging ved sykdom
Relaterte sider om arbeidsoppgaver og sykefravær
Avklar funksjon, tiltak og rettslige grenser
En ryddig prosess viser hva arbeidstakeren kan gjøre, hvilke løsninger som er forsøkt, og hvorfor en midlertidig eller varig oppgaveendring er nødvendig og lovlig.
Send henvendelseTilrettelegging og endring av arbeidsoppgaver må vurderes konkret ut fra funksjon, arbeidsavtale, virksomhetens muligheter og gjeldende regler. Bedriftsrett.no er et informasjonsnettsted og ikke et advokatfirma.
Usikker på hvilke oppgaver som kan endres?
Send inn en kort beskrivelse av situasjonen. Bedriftsrett.no er en informasjons- og kontaktside, og er ikke et advokatfirma.
Send henvendelseSend henvendelse
Beskriv problemstillingen kort. Ikke send sensitive dokumenter eller taushetsbelagte opplysninger i første henvendelse.