Kan arbeidsgiver endre stillingsprosent?
Stillingsprosent er et sentralt vilkår i arbeidsforholdet. Arbeidsgiver kan derfor normalt ikke bare redusere en avtalt stillingsprosent ensidig. Ved større eller permanente reduksjoner må arbeidsavtalen, styringsretten, behovet i virksomheten og reglene om endringsoppsigelse vurderes nøye.
Kan arbeidsgiver redusere stillingsprosenten?
Som hovedregel kan arbeidsgiver ikke ensidig redusere en avtalt stillingsprosent dersom endringen går utenfor arbeidsavtalen og styringsretten. Stillingsomfanget har direkte betydning for arbeidstid, lønn, pensjon og arbeidstakerens økonomiske forutsigbarhet.
Arbeidstilsynet nevner reduksjon i stilling som et eksempel på en vesentlig endring som kan gjøre endringsoppsigelse aktuelt. Det betyr at en arbeidsgiver som for eksempel vil redusere en fast 100-prosentstilling til 70 prosent normalt ikke bør behandle dette som en vanlig administrativ arbeidstidsjustering.
Partene kan bli enige om en ny stillingsprosent. Hvis arbeidstaker ikke samtykker og virksomheten likevel har et saklig behov for reduksjonen, må arbeidsgiver vurdere om korrekt spor er endringsoppsigelse og følge reglene som gjelder for oppsigelse.
Dette bør arbeidsgiver vurdere før stillingsprosenten endres
Arbeidsavtalen setter utgangspunktet
Arbeidsavtalen skal beskrive arbeidstiden og gi arbeidstaker forutsigbarhet om arbeidsforholdets omfang. For faste ansettelser er et reelt stillingsomfang et sentralt element i ansettelsesforholdet.
Dersom arbeidsavtalen sier 100 prosent, 80 prosent eller en annen bestemt stillingsprosent, bør arbeidsgiver legge til grunn at dette er et sentralt avtalevilkår. En permanent reduksjon innebærer derfor mer enn en vanlig endring av vaktliste eller plassering av arbeidstid.
Arbeidsgiver bør også kontrollere senere avtaler, skriftlige endringer, lønnsbrev og faktisk praksis. Dersom arbeidstaker over lang tid har arbeidet vesentlig mer enn avtalt deltidsprosent, kan egne regler om rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid bli relevante.
Se Arbeidsavtale.
Styringsretten gir ikke fri adgang til å kutte stillingsprosent
Arbeidsgivers styringsrett gir adgang til å organisere, lede og fordele arbeidet innenfor arbeidsforholdets eksisterende rammer. Den kan blant annet gi adgang til å endre oppgaver, prioriteringer og i visse tilfeller plasseringen av arbeidstid.
En reduksjon av selve stillingsomfanget er mer inngripende. Når arbeidstaker går fra for eksempel 100 til 80 prosent, reduseres både arbeidstid og normalt lønn. Dette berører kjernen i arbeidsavtalen.
Arbeidstilsynet bruker reduksjon i stilling som et eksempel på en type vesentlig endring som kan kreve endringsoppsigelse. Arbeidsgiver bør derfor ikke forveksle styringsrettens adgang til å organisere arbeidstiden med en rett til å redusere den avtalte stillingen permanent.
Les mer om Arbeidsgivers styringsrett.
Redusert stillingsprosent ved nedbemanning
Ved sviktende inntekter, bortfall av oppdrag, omorganisering eller andre driftsmessige forhold kan virksomheten ha behov for å redusere bemanningskostnader. I noen situasjoner kan reduksjon av stillingsprosenter bli vurdert som et alternativ til full oppsigelse.
Det betyr likevel ikke at arbeidsgiver kan innføre prosentkutt fritt. Dersom reduksjonen ikke avtales frivillig, må arbeidsgiver vurdere kravene som gjelder ved virksomhetsbegrunnet oppsigelse, inkludert saklig grunn, annet passende arbeid, interesseavveining og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte.
Arbeidsgiver bør dokumentere hvorfor akkurat den foreslåtte reduksjonen er nødvendig. Det bør også vurderes om andre tiltak kan løse behovet med mindre inngrep, for eksempel naturlig avgang, omplassering, redusert bruk av innleie, vakante stillinger eller andre kostnadstiltak.
Når kan endringsoppsigelse bli aktuelt?
Endringsoppsigelse innebærer at den eksisterende arbeidsavtalen sies opp samtidig som arbeidstaker tilbys en ny avtale på endrede vilkår. Ved endringsoppsigelse gjelder de samme reglene som ved ordinær oppsigelse.
Dersom arbeidsgiver ønsker å redusere stillingen vesentlig og arbeidstaker ikke samtykker, kan dette være riktig juridisk spor. Det må da foreligge saklig grunn, saken skal så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker før beslutningen, og oppsigelsen må oppfylle lovens formkrav.
En endringsoppsigelse skal ikke brukes bare fordi den er administrativt enklere enn en vanlig nedbemanning. Arbeidsgiver må kunne dokumentere behovet og hvorfor den konkrete løsningen er saklig.
Les mer om Endringsoppsigelse og Oppsigelse av ansatt.
Kan arbeidstaker frivillig gå ned i stillingsprosent?
Ja. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale en lavere stillingsprosent dersom begge ønsker det. En slik avtale bør være reell, frivillig og tydelig dokumentert.
Avtalen bør beskrive ny stillingsprosent, når endringen gjelder fra, om den er permanent eller midlertidig, hvordan arbeidstiden skal fordeles og hvordan lønn og andre ytelser påvirkes.
Dersom reduksjonen er midlertidig, bør det også stå når arbeidstaker går tilbake til tidligere stillingsprosent eller hvilke vilkår som utløser tilbakegang.
Arbeidstakers rett til redusert arbeidstid
Arbeidsmiljøloven har egne regler som i visse situasjoner gir arbeidstaker rett til redusert arbeidstid på grunn av alder, helsemessige, sosiale eller andre velferdsmessige grunner, dersom reduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten.
Dette er noe annet enn at arbeidsgiver ensidig reduserer stillingsprosenten. Her er det arbeidstaker som søker om redusert arbeidstid på grunnlag av en lovfestet rettighet.
Arbeidsgiver bør derfor skille klart mellom en virksomhetsinitiert reduksjon og en arbeidstakerinitiert ordning med redusert arbeidstid.
Redusert stilling må ses i sammenheng med deltidsansattes rettigheter
Deltidsansatte har etter arbeidsmiljøloven fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse eller innleie, dersom arbeidstaker er kvalifisert og fortrinnsretten ikke medfører vesentlige ulemper for virksomheten. Fortrinnsretten kan også gjelde en del av en stilling.
Deltidsansatte har også fortrinnsrett til ekstravakter og lignende fremfor at virksomheten ansetter eller leier inn andre til arbeidet, med de begrensningene loven åpner for.
I tillegg kan en deltidsansatt som jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid de siste 12 månedene, på nærmere vilkår ha rett til en stilling som tilsvarer den faktiske arbeidstiden. Det kan få stor betydning dersom arbeidsgiver samtidig vurderer å redusere eller holde stillingsprosenten lav.
Før arbeidsgiver reduserer en deltidsstilling eller bemanner opp med nye ansatte, bør virksomheten kontrollere om eksisterende deltidsansatte har fortrinnsrett eller krav på større stilling.
Lavere stillingsprosent påvirker normalt lønnen
Stillingsprosent og lønn henger normalt tett sammen. En reduksjon fra 100 til 80 prosent innebærer som utgangspunkt også redusert arbeidsplikt og tilsvarende reduksjon i den lønnen som er knyttet til stillingsomfanget, med mindre partene avtaler noe annet.
Endringen kan også få betydning for pensjonsinnbetaling, feriepenger, enkelte forsikringsordninger, bonusmodeller og andre ytelser som beregnes ut fra lønn eller stillingsomfang.
Arbeidsgiver bør derfor ikke presentere en reduksjon i stillingsprosent som en ren arbeidstidsendring. De økonomiske konsekvensene må beskrives tydelig før arbeidstaker skal ta stilling til et tilbud om nye vilkår.
Midlertidig reduksjon av stillingsprosent
En midlertidig reduksjon kan avtales dersom partene ønsker en tidsbegrenset løsning, for eksempel i en periode med lav aktivitet eller når arbeidstaker selv ønsker mindre arbeid.
At reduksjonen er midlertidig betyr ikke at arbeidsgiver automatisk kan gjennomføre den ensidig. Også midlertidige endringer må ha et rettslig grunnlag.
En skriftlig avtale bør beskrive startdato, sluttdato, ny stillingsprosent, arbeidstid, lønn og når den opprinnelige stillingen gjenopptas.
Utvelgelse og likebehandling ved prosentkutt
Hvis virksomheten må redusere arbeidsmengden og flere ansatte kan bli berørt, bør arbeidsgiver definere hvem som inngår i utvelgelsen og hvilke kriterier som brukes. Dette er særlig viktig dersom noen skal beholde full stilling mens andre får tilbud om redusert prosent.
Kriterier kan for eksempel være kompetanse, kvalifikasjoner, ansiennitet, sosiale hensyn og virksomhetens dokumenterte behov, avhengig av avtaleverk og situasjonen. Tariffavtale kan gi særskilte føringer.
Arbeidsgiver bør kunne forklare hvorfor den enkelte arbeidstaker rammes og hvordan kriteriene er anvendt. En vilkårlig eller dårlig dokumentert utvelgelse kan svekke sakligheten i prosessen.
Må arbeidsgiver vurdere annet passende arbeid?
Hvis reduksjonen gjennomføres som en virksomhetsbegrunnet endringsoppsigelse, blir reglene om annet passende arbeid relevante. Arbeidsgiver bør undersøke om det finnes andre stillinger eller arbeidsoppgaver som kan tilbys i stedet for å redusere den aktuelle stillingen.
Hva som er passende må vurderes konkret ut fra blant annet kompetanse, stillingsnivå, arbeidstid, arbeidssted og øvrige vilkår.
Dokumentasjon av hvilke alternativer som er undersøkt er viktig dersom saken senere blir bestridt.
Er endring av vaktplan det samme som redusert stillingsprosent?
Nei. Arbeidsgiver kan ha adgang til å endre plasseringen av arbeidstiden innenfor en eksisterende stilling og turnus uten at selve stillingsprosenten endres.
En 80-prosentstilling er fortsatt en 80-prosentstilling selv om vaktene fordeles annerledes. Dersom arbeidsgiver derimot permanent reduserer antall avtalte timer slik at stillingen i realiteten går fra 80 til 60 prosent, er dette en endring av stillingsomfanget.
Se Kan arbeidsgiver endre arbeidstid? og Kan arbeidsgiver endre turnus?.
Stillingsprosent, arbeidsplan og faktisk arbeidstid må skilles
Stillingsprosenten beskriver det avtalte omfanget av arbeidsforholdet. Arbeidsplanen viser når arbeidstiden skal plasseres, mens faktisk arbeidstid viser hvor mye arbeidstakeren reelt har arbeidet. En ny vaktplan endrer derfor ikke i seg selv stillingsprosenten, og færre oppsatte vakter kan ikke brukes til å omgå en avtalt stillingsandel.
Arbeidsgiver bør derfor sammenligne arbeidsavtalen, arbeidsplanene, timelistene og lønnsutbetalingene. Dersom dokumentene peker i ulike retninger, må det reelle arbeidsforholdet avklares før en reduksjon vurderes.
Kan arbeidsgiver bare slutte å sette opp vakter?
Ikke dersom arbeidstakeren har en fast avtalt stillingsprosent som gir rett og plikt til et bestemt arbeidsomfang. Arbeidsgiver kan normalt ikke redusere stillingen i praksis ved å unnlate å planlegge de avtalte timene. Manglende arbeid fritar heller ikke uten videre arbeidsgiver fra lønnsplikten.
For tilkallingsarbeid uten avtalt fast omfang kan vurderingen være annerledes for fremtidige vakttilbud. Også da må arbeidsavtalen og det reelle arbeidsmønsteret undersøkes. Et forhold som over tid har fungert som stabil deltid, bør ikke automatisk behandles som helt tilfeldig tilkalling.
Hva kreves av et gyldig samtykke til lavere stilling?
Samtykket bør være frivillig, informert og konkret. Arbeidstakeren må forstå hvilken prosent, arbeidstid og lønn som skal gjelde, om endringen er midlertidig eller permanent, og fra hvilken dato den får virkning. Stillhet, manglende protest eller at arbeidstakeren møter etter en redusert arbeidsplan bør ikke uten videre behandles som samtykke.
Arbeidstaker bør få rimelig tid til å vurdere forslaget og mulighet til å rådføre seg med tillitsvalgt eller annen representant. Avtalen skal ikke gis tilbakevirkende virkning for allerede opptjent lønn eller utført arbeid.
Jevnlig merarbeid kan gi rett til større stilling
En deltidsansatt som jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid de siste tolv månedene, kan etter arbeidsmiljøloven § 14-4 a ha rett til stilling tilsvarende den faktiske arbeidstiden. Arbeidsgiver kan motsette seg kravet dersom virksomheten kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger.
Før en deltidsstilling reduseres bør virksomheten derfor beregne arbeidstiden måned for måned. Ekstravakter, vikariater og annet merarbeid kan være relevant. Et mønster der arbeidstakeren regelmessig arbeider betydelig mer enn kontrakten tilsier, kan stå i sterk kontrast til en samtidig påstand om behov for lavere stillingsandel.
Fortrinnsrett til større stilling og ekstravakter
Deltidsansatte kan ha fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse eller innleie, dersom arbeidstakeren er kvalifisert og fortrinnsretten ikke medfører vesentlig ulempe. Retten kan også gjelde deler av en ledig stilling.
Deltidsansatte kan dessuten ha fortrinnsrett til ekstravakter og lignende. Før arbeidsgiver reduserer eksisterende deltidsstillinger og samtidig dekker behovet med nye ansatte, innleide eller faste ekstravakter, må disse reglene undersøkes.
Redusert stillingsprosent eller permittering?
Permittering er et midlertidig fritak fra arbeidsplikt fordi arbeidsgiver ikke kan sysselsette arbeidstakeren, og reguleres av et annet regelsett enn permanent endring av arbeidsavtalen. En permitteringsgrad er derfor ikke automatisk en ny avtalt stillingsprosent.
Arbeidsgiver bør ikke bruke en «midlertidig prosentendring» som en uformell erstatning for permittering, eller omvendt. Formål, varighet, lønnsplikt, varsling og vilkår må vurderes etter riktig spor. Se Permittering.
Kan stillingsprosenten reduseres på grunn av sykdom?
Sykdom eller redusert arbeidsevne gir ikke i seg selv arbeidsgiver rett til å kutte den avtalte stillingen. Arbeidsgiver har en tilretteleggingsplikt og bør først vurdere arbeidstid, oppgaver, tempo, hjelpemidler og annet passende arbeid. Gradert sykmelding innebærer heller ikke automatisk permanent reduksjon av stillingsprosenten.
Arbeidstakeren kan selv ha rett til redusert arbeidstid eller ønske en midlertidig avtale. Dette må holdes adskilt fra arbeidsgiverinitiert reduksjon. Se Kan arbeidsgiver endre arbeidsoppgaver ved sykdom?.
Rett til å gå tilbake etter midlertidig redusert arbeidstid
Når en avtalt eller lovbasert periode med redusert arbeidstid er utløpt, har arbeidstakeren normalt rett og plikt til å gå tilbake til opprinnelig stillingsandel. Derfor må sluttdato eller tilbakegangsvilkår stå tydelig i avtalen.
Arbeidsgiver bør planlegge bemanningen slik at den opprinnelige stillingen faktisk kan gjenopptas. En midlertidig ordning bør ikke gli over i permanent deltid uten en ny, uttrykkelig avtale eller annet gyldig rettsgrunnlag.
Hva bør arbeidsgiver dokumentere?
Endring av stillingsprosent – steg for steg
Vanlige feil ved reduksjon av stillingsprosent
- arbeidsgiver behandler stillingsprosent som en vanlig vaktplan
- arbeidsavtalen leses ikke før prosentkuttet besluttes
- virksomheten viser bare til «økonomi» uten nærmere dokumentasjon
- arbeidsgiver antar at midlertidig reduksjon alltid kan gjennomføres ensidig
- frivillig samtykke antas uten skriftlig avtale
- deltidsansattes fortrinnsrett overses samtidig som nye personer ansettes eller leies inn
- faktisk merarbeid de siste 12 månedene kontrolleres ikke
- utvelgelse mellom flere ansatte er dårlig begrunnet
- annet passende arbeid vurderes ikke ved virksomhetsbegrunnet endringsoppsigelse
- lønn og øvrige økonomiske konsekvenser kommuniseres uklart
- endringsoppsigelse brukes uten full oppsigelsesprosess
- arbeidsavtalen oppdateres ikke etter en avtalt endring
Vanlige spørsmål om endring av stillingsprosent
Kan arbeidsgiver redusere stillingsprosenten?
En vesentlig eller permanent reduksjon kan normalt ikke gjennomføres fritt dersom prosenten er avtalt.
Kan arbeidsgiver gå fra 100 til 80 prosent?
Det vil normalt være en vesentlig endring som krever samtykke eller vurdering av endringsoppsigelse.
Kan stillingsprosent reduseres ved dårlig økonomi?
Økonomiske problemer kan være en del av begrunnelsen, men arbeidsgiver må fortsatt følge kravene til saklighet og riktig prosess.
Må arbeidstaker godta lavere prosent?
Ikke nødvendigvis. Arbeidstaker kan samtykke, men ved manglende samtykke må arbeidsgiver vurdere sitt rettslige grunnlag.
Kan stillingen reduseres midlertidig?
Ja, dersom det finnes et rettslig grunnlag eller partene avtaler det. Midlertidighet alene gir ikke arbeidsgiver fri adgang.
Hva med deltidsansatte som jobber mye ekstra?
De kan på nærmere vilkår ha rett til større stilling tilsvarende faktisk arbeidstid de siste 12 månedene.
Har deltidsansatte fortrinnsrett til større stilling?
Ja, på nærmere vilkår har deltidsansatte fortrinnsrett fremfor nyansettelse eller innleie.
Må arbeidsavtalen oppdateres?
Ja, dersom partene avtaler en ny stillingsprosent skal den skriftlige avtalen oppdateres i samsvar med lovens krav.
Regler om stillingsprosent og deltidsarbeid
Les videre om endringer i arbeidsforholdet
Avklar stillingsomfanget før prosentendringen besluttes
Kontroller arbeidsavtalen, faktisk arbeidstid, deltidsrettigheter, alternativer og korrekt juridisk spor før arbeidstid og lønn reduseres.
Send henvendelseAdgangen til å endre stillingsprosent må vurderes konkret ut fra arbeidsavtalen, virksomhetens behov, styringsretten og reglene om oppsigelse og deltidsarbeid. Bedriftsrett.no er et informasjonsnettsted og ikke et advokatfirma.
Har virksomheten spørsmål om stillingsprosent?
Send inn en kort beskrivelse av arbeidsavtalen, faktisk arbeidstid og endringen som vurderes. Bedriftsrett.no er en informasjons- og kontaktside, og er ikke et advokatfirma.
Send henvendelseSend henvendelse
Beskriv problemstillingen kort. Ikke send sensitive dokumenter eller taushetsbelagte opplysninger i første henvendelse.