Kan arbeidsgiver endre lønningsdato?
En endring av lønningsdato kan virke administrativ, men kan få stor betydning for arbeidstakerne. Arbeidsgiver må særlig kontrollere hva som er avtalt, hvilken betalingsfrist som gjelder og om overgangen i praksis innebærer at allerede opptjent lønn blir betalt senere.
Kan arbeidsgiver flytte lønningsdato?
Arbeidsgiver kan i noen tilfeller endre lønningsdato, men kan ikke uten videre sette til side en dato eller betalingsordning som er bindende avtalt. Arbeidsavtalen, eventuell tariffavtale, personalreglement og etablert praksis må vurderes før endringen gjennomføres.
Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsavtalen opplyser om den gjeldende eller avtalte lønnen ved arbeidsforholdets begynnelse, tillegg og andre godtgjørelser, samt utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling. Lønningsdatoen er derfor ikke bare et internt regnskapsspørsmål.
Arbeidsgiver må være særlig varsom dersom overgangen til ny dato skaper et lengre intervall mellom to lønnsutbetalinger. Da må virksomheten avklare om lønn som allerede skulle vært betalt etter eksisterende ordning i realiteten blir forsinket.
Dette bør arbeidsgiver avklare før datoen endres
Arbeidsavtalen skal opplyse om tidspunktet for lønnsutbetaling
Arbeidsmiljøloven stiller krav til hvilke opplysninger som skal fremgå av den skriftlige arbeidsavtalen. Blant opplysningene om lønn skal avtalen blant annet angi utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling.
Det betyr at virksomheten bør ha samsvar mellom den skriftlige arbeidsavtalen og den lønnsrutinen som faktisk brukes. Dersom tidspunktet endres, bør arbeidsgiver også vurdere behovet for å oppdatere de skriftlige opplysningene om arbeidsforholdet.
Se Arbeidsavtale.
Er lønningsdatoen uttrykkelig avtalt?
Dersom arbeidsavtalen for eksempel sier at lønn utbetales den 15. hver måned, taler dette for at datoen er en del av de avtalte vilkårene. Arbeidsgiver bør da ikke behandle flytting til en annen dato som en rent administrativ endring.
Dersom avtalen i stedet viser til virksomhetens til enhver tid gjeldende lønnsrutiner, kan arbeidsgiver ha større fleksibilitet. Også da må formuleringen, praksis og konsekvensene av endringen vurderes konkret.
En overgang fra den 15. til den 20. er heller ikke nødvendigvis bare «fem dager». Første gang ordningen endres kan arbeidstakeren måtte vente fem ekstra dager på en utbetaling som privatøkonomien er innrettet etter.
Lønningsdato og styringsrett
Arbeidsgivers styringsrett omfatter administrative og organisatoriske beslutninger innenfor arbeidsforholdets rammer. Dersom lønningsdatoen ikke er bindende avtalt, kan dette gi arbeidsgiver et visst handlingsrom til å endre praktiske lønnsrutiner.
Styringsretten gir derimot ikke en generell adgang til å endre avtalte lønnsvilkår eller holde tilbake lønn utover avtalt forfall. Derfor må virksomheten først avgjøre om det som ønskes endret er en intern rutine eller et individuelt avtalevilkår.
Se Arbeidsgivers styringsrett og Kan arbeidsgiver endre lønn?.
Overgangen til ny lønningsdato må planlegges
Den største praktiske utfordringen oppstår ofte i den første måneden. Dersom lønn vanligvis betales den 15. og ny dato skal være den 25., kan arbeidstakerne få ti ekstra dager mellom to utbetalinger.
Arbeidsgiver bør derfor på forhånd avklare hvilken lønnsperiode hver utbetaling gjelder og om overgangsperioden krever en særskilt løsning. Målet bør være å unngå at en administrativ omlegging i realiteten blir en ensidig betalingsutsettelse.
Kan langvarig praksis ha betydning?
Ja. Dersom samme lønningsdato har vært brukt konsekvent over lang tid, kan praksisen være relevant når innholdet i arbeidsforholdet skal vurderes, særlig dersom arbeidsavtalen er uklar.
Praksis er ikke automatisk det samme som en bindende individuell avtale. Men jo mer stabil, kjent og forutsigbar ordningen har vært, desto mindre klokt er det å anta at arbeidsgiver står helt fritt uten å undersøke grunnlaget nærmere.
Virksomheten bør derfor se på både skriftlige dokumenter og hvordan lønnsutbetalingen faktisk har vært gjennomført.
Ansatte bør få tydelig skriftlig informasjon
Lønningsdato påvirker husleie, boliglån, avtalegiroer og andre faste betalinger. Selv en lovlig endring kan skape betydelige praktiske problemer dersom den kommer overraskende.
Informasjonen bør derfor ikke bare si at «lønningsdatoen endres». Den bør forklare gammel og ny dato, når endringen trer i kraft, hvilken lønnsperiode første utbetaling etter endringen gjelder og hvordan en eventuell overgang håndteres.
Dersom endringen krever avtale med den enkelte arbeidstaker, må informasjon ikke brukes som erstatning for nødvendig samtykke.
Hva hvis lønnen ikke utbetales til avtalt tid?
Dersom arbeidsgiver ikke har rettslig grunnlag for å flytte forfallsdatoen, kan manglende betaling på den avtalte datoen være forsinket lønnsbetaling. En intern beslutning om ny lønnskjøring endrer ikke i seg selv et eksisterende betalingskrav.
Ved forsinket betaling kan arbeidstakeren etter omstendighetene kreve lønnen betalt og forsinkelsesrenter etter de alminnelige reglene. Gjentatte eller alvorlige betalingsproblemer kan dessuten skape andre arbeidsrettslige og økonomiske konsekvenser.
Arbeidsgiver bør derfor skille mellom å endre en fremtidig betalingsordning på gyldig grunnlag og å betale eksisterende lønnskrav for sent.
Hva hvis virksomheten er bundet av tariffavtale?
Tariffavtaler kan inneholde bestemmelser om lønn, lønnsperioder, betalingsdato eller prosedyrer ved endringer. Virksomheten må derfor kontrollere tariffgrunnlaget før ny lønningsdato fastsettes.
Det kan også være aktuelt å informere eller drøfte endringen med tillitsvalgte etter tariffavtalen eller virksomhetens øvrige medbestemmelsesordninger.
Hva er det virksomheten faktisk ønsker å gjøre?
Før handlingsrommet vurderes, må arbeidsgiver klassifisere endringen. En permanent flytting av den faste lønningsdatoen er noe annet enn å korrigere datoen fordi den faller på en helg, eller å håndtere en enkeltstående teknisk forsinkelse. Rettsgrunnlaget og behovet for tiltak kan derfor være forskjellig.
Hva hvis lønningsdatoen faller på helg eller helligdag?
Arbeidsavtaler og lønnsreglementer angir ofte hvordan utbetalingen håndteres når datoen ikke er en bankdag. Noen ordninger bruker siste bankdag før datoen, mens andre har en annen uttrykkelig regel. Det finnes ikke grunnlag for å anta at alle arbeidsforhold følger den samme praktiske løsningen uten at avtale- og tariffgrunnlaget undersøkes.
Virksomheten bør fastsette en tydelig og konsekvent regel, og sørge for at betalingsoppdraget sendes så tidlig at beløpet er disponibelt i samsvar med den datoen arbeidstakeren har krav på. Kalenderen bør kontrolleres for hele året, inkludert jul, påske og bevegelige helligdager.
Er det nok at arbeidsgiver sender betalingen på lønningsdagen?
Det avgjørende er ikke bare når lønnsfilen opprettes internt. Arbeidsgiver bør planlegge lønnskjøringen ut fra når beløpet faktisk skal være tilgjengelig for arbeidstakeren etter avtalen. Bankenes frister, kontrollrutiner, utenlandske kontoer og helligdager kan påvirke behandlingstiden.
En lønnsleverandør eller bank kan utføre den tekniske delen, men arbeidsgiver har fortsatt ansvaret for korrekt og rettidig lønnsutbetaling. Virksomheten bør derfor ha kontrollpunkter, stedfortreder og en beredskapsrutine dersom en lønnsfil blir avvist eller betalingen stopper.
Mulige løsninger i overgangsmåneden
Dersom ny dato ligger senere i måneden, bør virksomheten vurdere hvordan likviditetsbelastningen for ansatte kan reduseres uten at ordningen skaper nye uklarheter. Valg av løsning må tilpasses avtalene og lønnssystemet.
Arbeidstaker skal kunne se hvilken periode og hvilke lønnselementer hver utbetaling gjelder. Overgangen må ikke føre til at arbeidsdager faller mellom to beregninger.
Når bør arbeidsgiver innhente samtykke?
Dersom en bestemt lønningsdato er bindende avtalt og endringen ikke kan forankres i avtalen, tariffavtalen eller arbeidsgivers styringsrett, bør arbeidsgiver innhente en uttrykkelig avtale. Samtykket bør være frivillig, informert og presist.
Tilleggsavtalen bør angi gammel og ny dato, virkningstidspunkt, hvilken lønnsperiode første nye utbetaling gjelder og hvordan overgangsmåneden håndteres. Arbeidstakeren har rett til bistand fra tillitsvalgt eller en annen representant ved endringer i arbeidsavtalen.
Forsinkelsesrenter og dokumenterte ekstrakostnader
Når forfallsdagen er fastsatt på forhånd, kan forsinkelsesrenter etter forsinkelsesrenteloven som utgangspunkt løpe fra forfallsdagen dersom betalingen uteblir. Om arbeidstakeren i tillegg kan kreve bestemte ekstrakostnader erstattet, må vurderes etter alminnelige erstatningsregler og den konkrete årsakssammenhengen.
Arbeidsgiver bør registrere avviket, betale lønnen så raskt som mulig og gi konkret informasjon. Dersom ansatte har fått gebyrer eller andre kostnader, bør virksomheten be om dokumentasjon og behandle kravene systematisk.
Kan ulike grupper ha forskjellige lønningsdatoer?
Det kan finnes saklige grunner til forskjellige lønnskjøringer, for eksempel ulike lønnsperioder for fastlønnede og timelønnede eller ulike tariffområder. Forskjellene må likevel samsvare med arbeidsavtalene og bør kunne forklares og administreres konsekvent.
Arbeidsgiver bør kontrollere at gruppeinndelingen ikke bygger på diskriminerende kriterier, og at ingen ansatte mister opptjent lønn i overgangen mellom systemer.
Lønningsdato og lønnsperiode må ikke blandes sammen
Lønningsdatoen er dagen betalingen skal skje. Lønnsperioden er tidsrommet som lønnen beregnes for. Månedslønn kan for eksempel utbetales i samme måned som arbeidet utføres, mens variable tillegg og timelønn beregnes etterskuddsvis fordi timelistene først må kontrolleres. En ny betalingsdato endrer ikke automatisk hvilken periode arbeidstakeren har fått lønn for.
Ved omlegging bør virksomheten lage en avstemming som viser siste utbetaling etter gammel ordning og første utbetaling etter ny ordning. Fastlønn, timer, overtid, fravær, utlegg, bonus og tillegg bør kontrolleres hver for seg. Slik kan arbeidsgiver avdekke både hull og dobbel betaling.
Lønnsforskudd er ikke det samme som ekstra lønn
Et forskudd kan være et praktisk tiltak i overgangsmåneden, men det er en fremskyndet betaling av lønn som senere skal avregnes. Beløpet, betalingsdatoen, hvilken lønnsperiode forskuddet gjelder og hvordan avregningen skal vises på lønnsslippen bør dokumenteres.
Arbeidsgiver bør unngå uklare ordninger der forskuddet senere trekkes som om virksomheten fritt kan bestemme et lønnstrekk. Avregningen må være forankret og forståelig, og den ansatte bør på forhånd kunne se den samlede økonomiske virkningen.
Hva med sluttoppgjør, feriepenger og variable krav?
En generell endring av den månedlige lønningsdatoen avgjør ikke nødvendigvis tidspunktet for alle andre utbetalinger. Sluttoppgjør, feriepenger, utlegg, provisjon og bonus kan følge egne regler eller avtalevilkår. Disse kravene bør derfor identifiseres separat i lønnsrutinen.
Ved fratreden må arbeidsgiver kontrollere hva som er opptjent, hvilke beregninger som gjenstår og hvilket forfall som gjelder. Se også Feriepenger ved oppsigelse og Kan arbeidsgiver endre bonusordning?.
En praktisk avviksrutine begrenser konsekvensene
Hva bør arbeidsgiver dokumentere?
Endre lønningsdato – steg for steg
Vanlige feil når lønningsdato endres
- arbeidsgiver antar at lønningsdato alltid bare er en administrativ rutine
- arbeidsavtalen kontrolleres ikke før ny dato bestemmes
- tariffavtale eller personalreglement overses
- første overgang skaper et lengre betalingsintervall uten at dette vurderes
- allerede forfalt lønn skyves frem fordi lønnssystemet er endret
- arbeidstakerne får bare muntlig eller svært sen informasjon
- det forklares ikke hvilken lønnsperiode den nye utbetalingen gjelder
- informasjon behandles som om den automatisk endrer et bindende avtalevilkår
- langvarig praksis blir ikke undersøkt når avtalen er uklar
- arbeidsavtaleopplysningene oppdateres ikke etter endringen
- bank- og lønnssystemfrister testes ikke før første nye lønnskjøring
- forsinket lønnsbetaling omtales feilaktig som en gyldig «endring av lønningsdato»
Vanlige spørsmål om endring av lønningsdato
Kan arbeidsgiver endre lønningsdato?
Ja i enkelte tilfeller, men arbeidsavtalen, eventuell tariffavtale, praksis og konsekvensene av endringen må vurderes.
Skal lønningsdato stå i arbeidsavtalen?
Arbeidsavtalen skal opplyse om tidspunktet for lønnsutbetaling.
Kan arbeidsgiver flytte lønn fra den 15. til den 25.?
Det må vurderes om datoen er avtalt og hvordan overgangen håndteres. Arbeidsgiver bør ikke automatisk skyve et eksisterende lønnskrav ti dager frem.
Må ansatte samtykke?
Dersom endringen innebærer endring av et bindende individuelt avtalevilkår, kan avtale være nødvendig.
Hvor lang varslingstid gjelder?
Det finnes ikke én generell varslingsfrist som løser alle tilfeller. Grunnlaget for endringen og hva som er avtalt er avgjørende.
Kan fast praksis ha betydning?
Ja. Langvarig og konsekvent praksis kan være relevant, særlig når skriftlige avtaler er uklare.
Hva hvis lønn kommer for sent?
Forsinket betaling kan gi arbeidstakeren krav på betaling og etter omstendighetene forsinkelsesrenter.
Bør endringen være skriftlig?
Ja. Ny dato, ikrafttredelse, lønnsperiode og overgang bør dokumenteres tydelig.
Regler om lønnsdato og forsinket betaling
Les videre om lønn og arbeidsvilkår
Planlegg overgangen før lønningsdatoen flyttes
Kontroller avtalegrunnlaget, forfallsdatoen og tariffreglene, og sørg for at overgangsmåneden ikke blir en skjult betalingsutsettelse.
Send henvendelseEndring av lønningsdato må vurderes konkret ut fra arbeidsavtalen, eventuell tariffavtale, praksis, styringsretten og hvordan overgangen påvirker tidspunktet for betaling av lønn. Bedriftsrett.no er et informasjonsnettsted og ikke et advokatfirma.
Har virksomheten spørsmål om lønningsdato?
Send inn en kort beskrivelse av arbeidsavtalen, dagens lønnsrutine og endringen som vurderes. Bedriftsrett.no er en informasjons- og kontaktside, og er ikke et advokatfirma.
Send henvendelse