Dette bør virksomheten ha kontroll på

Hva bør et ordensreglement inneholde?

Innholdet bør tilpasses virksomhetens størrelse, bransje, risikoforhold og arbeidsform. Et lite kontor trenger ikke nødvendigvis samme detaljnivå som en produksjonsbedrift, et lager eller en virksomhet med skiftarbeid og strenge sikkerhetskrav.

Typiske temaer er oppmøte og punktlighet, fravær og varsling, registrering av arbeidstid, adgang og nøkler, bruk av telefon og IT-utstyr, informasjonssikkerhet, verneutstyr, rusmidler, orden på arbeidsplassen, kundekontakt, bruk av kjøretøy og annet utstyr.

Reglementet bør beskrive det virksomheten faktisk trenger å regulere. For mange detaljer eller uklare standardformuleringer kan gjøre reglene vanskeligere å forstå og håndheve.

Ordensreglementet må ligge innenfor styringsretten

Arbeidsgiver kan som utgangspunkt organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet innenfor rammene av arbeidsforholdet. Denne styringsretten kan gi grunnlag for mange interne regler.

Men et ordensreglement kan ikke ensidig brukes til å gjennomføre enhver endring arbeidsgiver ønsker. Arbeidsavtalen, lovgivningen, tariffavtaler, etablert praksis og krav til saklighet kan begrense handlingsrommet.

Hvis en ny regel i realiteten endrer sentrale forhold som arbeidstid, arbeidssted, lønn eller stillingens grunnpreg, må arbeidsgiver vurdere om endringen faktisk kan gjennomføres i kraft av styringsretten.

Se Arbeidsgivers styringsrett og Endring av arbeidsoppgaver.

Reglene bør håndheves likt og saklig

Et reglement får mindre verdi dersom virksomheten bare håndhever det overfor enkelte ansatte eller aksepterer samme type brudd over lang tid uten reaksjon. Arbeidsgiver bør derfor arbeide for en konsistent praksis.

Lik behandling betyr likevel ikke at alle hendelser alltid skal få identisk reaksjon. Forskjeller i alvor, historikk, skyld, konsekvenser, stilling og arbeidstakerens forklaring kan gi saklig grunn til ulik oppfølging.

Poenget er at virksomheten bør kunne forklare hvorfor den reagerte, og hvorfor reaksjonen var rimelig i den konkrete saken.

Hva skjer ved brudd på ordensreglementet?

Et brudd bør først undersøkes. Arbeidsgiver bør avklare hva som faktisk skjedde, hvilken regel som gjaldt, om arbeidstakeren kjente eller burde kjenne regelen, og hvilken forklaring arbeidstakeren har.

Alvorligheten varierer betydelig. Et enkelt mindre avvik kan ofte håndteres med en samtale eller presisering. Gjentatte eller alvorlige brudd kan etter omstendighetene gi grunnlag for en tydeligere reaksjon.

At noe står i ordensreglementet gjør ikke automatisk ethvert brudd til saklig grunn for oppsigelse. Ved alvorlige reaksjoner må arbeidsgiver foreta den arbeidsrettslige vurderingen som loven krever.

Ordensreglement, personalhåndbok og arbeidsinstruks er ikke det samme

Begrepene brukes ofte om hverandre, men dokumentene har ulike hovedfunksjoner. Et ordensreglement samler normalt bindende regler om orden, opptreden og praktiske forhold. En personalhåndbok har gjerne et bredere informasjonsformål og kan beskrive personalordninger, rutiner og virksomhetens praksis. En arbeidsinstruks retter seg oftere mot konkrete oppgaver, ansvar, arbeidsmetoder eller en bestemt stilling.

Navnet på dokumentet er ikke avgjørende. Det er innholdet, rettsgrunnlaget og måten regelen er innført på som bestemmer hvilken virkning den kan få. En formulering blir ikke en del av arbeidsavtalen bare fordi den står i personalhåndboken, og arbeidsgiver får heller ikke større styringsrett ved å kalle et pålegg «ordensregel».

Virksomheten bør skille tydelig mellom bindende plikter, praktiske rutiner, anbefalinger og informasjon om goder. Det reduserer risikoen for at ansatte oppfatter en veiledning som et absolutt forbud, eller at arbeidsgiver forsøker å håndheve en vag anbefaling som en klar plikt.

Slik skrives regler som kan forstås og praktiseres

En god regel beskriver hva som forventes, hvem den gjelder for, når den gjelder og hvordan avvik skal varsles eller håndteres. Språket bør være konkret nok til at ansatte kan innrette seg, men ikke så detaljert at enhver uforutsett situasjon blir et regelbrudd.

Absolutte formuleringer som «all privat bruk er forbudt» eller «ethvert brudd får konsekvenser» bør bare brukes når virksomheten faktisk har et saklig behov for en så streng regel og kan praktisere den konsekvent. Der unntak kan være nødvendige, bør reglementet beskrive hvem som kan godkjenne dem.

Reglene bør også være tilgjengelige for arbeidstakere som trenger et annet språk eller en tilpasset presentasjonsform. For sikkerhetskritiske instrukser kan skriftlig tekst måtte kombineres med demonstrasjon, opplæring og kontroll av forståelsen.

Informasjon, drøfting og medvirkning

Det finnes ikke ett generelt krav om at alle ordensregler må forhandles individuelt med hver ansatt. Likevel kan lov, tariffavtale, arbeidsavtale eller etablerte medbestemmelsesordninger kreve informasjon eller drøfting før bestemte regler innføres.

Involvering av tillitsvalgte, verneombud eller berørte ansatte kan dessuten forbedre kvaliteten. De som kjenner arbeidshverdagen kan avdekke uklarheter, praktiske hindringer og utilsiktede konsekvenser før reglene trer i kraft. HMS-regler bør ses i sammenheng med virksomhetens systematiske HMS-arbeid.

Medvirkning innebærer ikke nødvendigvis at alle må være enige. Arbeidsgiver må likevel kunne vise hvilket behov regelen skal løse, hvilke innspill som er vurdert og hvorfor den valgte løsningen er nødvendig og forholdsmessig.

Et ordensreglement er ikke hjemmel for overvåking

Regler om adgangskort, kamera, GPS, elektroniske logger, rusmiddeltesting, tidsregistrering eller kontroll av IT-bruk kan berøre både arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak og personvernregelverket. Det er ikke nok at arbeidsgiver skriver i reglementet at kontroll kan gjennomføres.

Etter arbeidsmiljøloven § 9-1 kan kontrolltiltak bare iverksettes når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold og ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Arbeidsmiljøloven § 9-2 stiller krav om drøfting, informasjon og evaluering. Behandling av personopplysninger krever i tillegg et eget behandlingsgrunnlag og etterlevelse av personvernprinsippene.

Virksomheten bør derfor skille mellom selve plikten – for eksempel å bruke adgangskort – og arbeidsgivers innsamling, bruk, lagring og sletting av data. Formål, tilgang, lagringstid og informasjon til ansatte må vurderes særskilt.

Hva bør virksomheten dokumentere?

Fra veiledning til arbeidsrettslig reaksjon

Formålet med oppfølgingen bør først være å avklare faktum og gjenopprette korrekt praksis. Ved et mindre eller forståelig avvik kan informasjon, opplæring eller en samtale være tilstrekkelig. Ved gjentakelse bør arbeidsgiver undersøke om regelen var klar, om den lot seg etterleve og om tidligere forventninger faktisk ble kommunisert.

Ved vurdering av en reaksjon er blant annet regelens betydning, bruddets alvor, risiko eller skade, arbeidstakerens skyld, tidligere oppfølging, stilling og forklaring relevante. Sikkerhetsbrudd eller bevisst illojal opptreden kan være mer alvorlig enn en enkelt misforståelse, men også slike saker krever forsvarlig faktaundersøkelse.

Oppsigelse krever saklig grunn etter arbeidsmiljøloven § 15-7. Avskjed har en høyere terskel etter § 15-14. Et internt dokument kan beskrive forventningene, men kan ikke senke lovens terskler eller erstatte den konkrete helhetsvurderingen.

Regler som kan være relevante for ordensreglement

Hvilke regler som gjelder avhenger av innholdet. Arbeidsmiljøloven er sentral når reglementet berører arbeidsmiljø, kontrolltiltak eller reaksjoner. Personopplysningsloven og personvernforordningen er relevante når ansatte kan identifiseres i data som samles inn eller brukes.

Relaterte hovedguider

Les videre om interne regler og personalsaker