Kan arbeidsgiver nekte permisjon?
Om arbeidsgiver kan avslå permisjon avhenger først og fremst av hvilken permisjon arbeidstakeren søker om. Lovfestet permisjon kan ikke avslås bare fordi fraværet er upraktisk, mens permisjon uten lov- eller avtalegrunnlag i større grad beror på hva som er avtalt og hva arbeidsgiver godkjenner.
Når kan arbeidsgiver si nei til permisjon?
Arbeidsgiver må først identifisere hvilket rettsgrunnlag permisjonen bygger på. Dersom arbeidstakeren oppfyller vilkårene for en lovfestet permisjon, er utgangspunktet at arbeidsgiver ikke fritt kan avslå søknaden av hensyn til bemanning, høysesong eller andre driftsulemper.
Andre permisjoner kan følge av tariffavtale, arbeidsavtale, personalhåndbok eller fast praksis. Hvis arbeidstakeren ikke har noen slik rett, kan permisjonen være avhengig av arbeidsgivers samtykke.
Det er derfor misvisende å behandle «permisjon» som én rettighet. Foreldrepermisjon, omsorgspermisjon, utdanningspermisjon og en privat søknad om ulønnet fri må vurderes etter forskjellige regler.
Dette bør arbeidsgiver avklare før permisjon avslås
Lovfestet permisjon er ikke vanlig «fri etter søknad»
Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere rett til permisjon i en rekke bestemte situasjoner. Når vilkårene er oppfylt, er arbeidsgivers oppgave i utgangspunktet å håndtere og planlegge fraværet – ikke å avgjøre fritt om permisjonen passer virksomheten.
Det gjelder blant annet flere rettigheter knyttet til svangerskap, fødsel, foreldreansvar, barns og nærståendes sykdom, militærtjeneste, offentlige verv og utdanning. Vilkår, varslingsregler og varighet varierer mellom permisjonstypene.
Arbeidsgiver bør derfor aldri avslå en permisjonssøknad med en generell begrunnelse som «vi har ikke kapasitet» før det er kontrollert om arbeidstakeren faktisk har en lovbestemt rett.
Tariffavtale, arbeidsavtale og personalhåndbok kan gi bedre rettigheter
Selv om arbeidsmiljøloven ikke gir rett til den aktuelle permisjonen, kan arbeidstakeren ha et krav etter tariffavtale, individuell arbeidsavtale, personalhåndbok eller annen bindende ordning i virksomheten.
Arbeidsgiver bør også kontrollere om virksomheten over tid har etablert en fast og tydelig praksis. En konsekvent ordning kan få betydning for hvilke forventninger arbeidstakerne med rimelighet kan ha.
Det er derfor viktig å kontrollere alle relevante regelsett før søknaden behandles som en rent skjønnsmessig forespørsel.
Se også Arbeidsavtale.
Finnes det en generell rett til ulønnet permisjon?
Nei, ikke som én generell rett til fri når arbeidstakeren ønsker det. Flere lovfestede permisjoner er riktignok helt eller delvis uten lønn fra arbeidsgiver, men retten til selve fraværet følger da av den konkrete permisjonsbestemmelsen.
En arbeidstaker som ønsker noen måneder fri for reise, et privat prosjekt eller andre personlige forhold har ikke nødvendigvis et lovfestet krav på permisjon. Da må arbeidsgiver undersøke om retten følger av avtale eller praksis. Hvis ikke, kan virksomheten normalt vurdere om søknaden skal innvilges.
Ved skjønnsmessig ulønnet permisjon bør arbeidsgiver avklare startdato, sluttdato, eventuell adgang til tidligere retur og hvordan permisjonen påvirker andre arbeidsvilkår.
Permisjon ved graviditet, fødsel og foreldreansvar
Arbeidsmiljøloven gir flere selvstendige permisjonsrettigheter i forbindelse med graviditet, fødsel og omsorg for barn. Det kan blant annet gjelde svangerskapskontroll, svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon ved fødsel og foreldrepermisjon.
Arbeidsgiver må skille mellom retten til fravær fra arbeidet og retten til økonomiske ytelser. At arbeidsgiver ikke skal betale lønn i hele perioden betyr ikke nødvendigvis at arbeidstakeren mangler rett til permisjon.
Virksomheten bør kontrollere hvilken permisjonsbestemmelse arbeidstakeren bruker, hvor lang permisjon som kreves og om varslingsreglene er fulgt.
Permisjon ved barns eller nærståendes sykdom
Arbeidstakere kan ha lovfestet rett til fravær ved blant annet nødvendig tilsyn med sykt barn og i enkelte situasjoner ved pleie av nærstående. Reglene har ulike vilkår og må ikke blandes sammen med en vanlig søknad om privat fri.
Arbeidsgiver kan ha adgang til å kreve relevant dokumentasjon der regelverket åpner for det, men dokumentasjonskravet må tilpasses den konkrete fraværsretten.
Utdanningspermisjon har egne regler
Arbeidstakere som oppfyller lovens vilkår kan ha rett til hel eller delvis utdanningspermisjon i inntil tre år. Blant vilkårene er krav knyttet til yrkesaktivitet, ansettelsestid og at utdanningen må være organisert.
For utdanning utover grunnskole eller videregående nivå må utdanningen være yrkesrelatert. Retten kan likevel begrenses dersom permisjonen vil være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer.
Dette er et godt eksempel på hvorfor man ikke kan si generelt at «bemanning er nok til å nekte permisjon». For enkelte permisjonstyper er driftshensyn uttrykkelig relevante, men de må vurderes etter vilkårene for akkurat den permisjonen.
Når kan virksomhetens drift få betydning?
Driftsulemper har størst betydning når permisjonen ikke er en ubetinget lovfestet rett, eller når den aktuelle permisjonsbestemmelsen uttrykkelig åpner for en vurdering av virksomhetens behov.
Ved en skjønnsmessig søknad kan arbeidsgiver blant annet vurdere bemanning, tidspunkt, permisjonens lengde, behovet for spesialkompetanse, muligheten for vikar og konsekvensene for andre ansatte.
Ved en lovfestet permisjon kan arbeidsgiver derimot ikke automatisk gjøre bemanningsproblemet til et veto. Da må virksomheten undersøke hvilke konkrete regler som gjelder for tidspunkt, varsel og eventuell adgang til å utsette eller begrense permisjonen.
«Det passer dårlig» er ikke i seg selv et rettslig grunnlag for å avslå en permisjon arbeidstakeren har krav på.
Hva med velferdspermisjon?
Begrepet velferdspermisjon brukes ofte om kortvarig fri ved viktige private hendelser, for eksempel begravelse, flytting eller andre velferdsgrunner. Retten og eventuell lønn følger ikke av én generell bestemmelse i arbeidsmiljøloven.
Rettigheten kan i stedet følge av tariffavtale, arbeidsavtale, personalhåndbok eller virksomhetens praksis. Arbeidsgiver må derfor kontrollere hvilke regler som faktisk gjelder på arbeidsplassen.
Likebehandling og tidligere praksis
Når arbeidsgiver faktisk har et skjønn, bør sammenlignbare søknader behandles etter de samme relevante kriteriene. Det betyr ikke at alle permisjonssøknader må få samme resultat, fordi tidspunkt, varighet, stilling og driftskonsekvenser kan være forskjellige.
Virksomheten bør likevel kunne forklare hvorfor to tilsynelatende like saker eventuelt får ulikt resultat. Usaklig forskjellsbehandling kan skape både konflikt og rettslig risiko.
Beslutningen må heller ikke bygge på diskriminerende hensyn. Permisjon knyttet til graviditet, fødsel og omsorg reiser dessuten særlige spørsmål om diskrimineringsvern.
Hvordan bør arbeidsgiver svare på permisjonssøknaden?
Et ryddig svar bør vise at arbeidsgiver har forstått hvilken permisjon arbeidstakeren ber om og hvilket grunnlag som er vurdert. Dersom permisjonen innvilges, bør perioden og eventuelle praktiske forutsetninger bekreftes.
Dersom søknaden avslås, bør arbeidsgiver angi den reelle begrunnelsen og unngå standardformuleringer som ikke passer permisjonstypen. Ved lovfestede rettigheter bør virksomheten være særlig forsiktig med å avslå uten å ha kontrollert vilkårene.
Hvis arbeidsgiver mangler opplysninger for å ta stilling til søknaden, er det ofte bedre å be om nødvendig avklaring eller dokumentasjon enn å avslå på et ufullstendig grunnlag.
Hva bør arbeidsgiver dokumentere?
Permisjonssøknad – steg for steg
Vanlige feil ved behandling av permisjon
- alle permisjonssøknader behandles som om arbeidsgiver fritt kan si ja eller nei
- lovfestet permisjon avslås bare fordi virksomheten har lav bemanning
- retten til fravær blandes sammen med retten til lønn eller offentlige ytelser
- arbeidsavtale eller tariffavtale kontrolleres ikke
- virksomhetens egen personalhåndbok overses
- ulønnet permisjon omtales som én generell lovfestet rett
- utdanningspermisjon avslås uten at de særskilte vilkårene vurderes
- sammenlignbare skjønnssaker behandles ulikt uten forklaring
- arbeidsgiver krever mer dokumentasjon enn det er grunnlag for
- avslag gis muntlig uten at vurderingen dokumenteres
- diskrimineringsrisiko ved graviditet, fødsel eller omsorg overses
- arbeidsgiver bruker samme standardbegrunnelse uansett permisjonstype
Vanlige spørsmål om å nekte permisjon
Kan arbeidsgiver nekte permisjon?
Det avhenger av permisjonstypen. En lovfestet permisjon kan normalt ikke avslås når vilkårene er oppfylt, mens annen fri kan kreve arbeidsgivers samtykke.
Kan permisjon nektes på grunn av bemanning?
Bemanning kan være relevant i enkelte vurderinger, men er ikke et generelt grunnlag for å avslå enhver lovfestet permisjon.
Har ansatte alltid rett til ulønnet permisjon?
Nei. Det finnes flere lovfestede permisjoner uten lønn fra arbeidsgiver, men ingen generell rett til valgfri ulønnet fri.
Kan arbeidsgiver nekte utdanningspermisjon?
Utdanningspermisjon har egne vilkår, og retten kan blant annet begrenses dersom permisjonen er til hinder for forsvarlig planlegging av drift og personaldisponeringer.
Kan tariffavtalen gi bedre permisjonsrettigheter?
Ja. Tariffavtale og andre avtaler kan gi rettigheter utover lovens minimum.
Kan arbeidsgiver kreve dokumentasjon?
I flere situasjoner kan relevant dokumentasjon kreves, men grunnlaget og omfanget avhenger av permisjonstypen.
Bør et avslag være skriftlig?
Skriftlig behandling er normalt god praksis fordi den gjør vurderingen tydelig og etterprøvbar.
Kan arbeidsgiver behandle to permisjonssøknader forskjellig?
Ja, når relevante faktiske forhold er forskjellige. Forskjellsbehandlingen bør kunne forklares saklig.
Les videre om permisjon, fravær og arbeidsgivers handlingsrom
Permisjonsrettigheter varierer betydelig mellom ulike permisjonstyper. Den konkrete saken må vurderes etter aktuell lovbestemmelse, arbeidsavtale, eventuell tariffavtale og faktiske forhold. Bedriftsrett.no er et informasjonsnettsted og ikke et advokatfirma.