Kan arbeidsgiver endre bonusordning?
Om arbeidsgiver kan endre bonus, provisjon eller andre incentivordninger avhenger først og fremst av hva som er avtalt, hvordan ordningen er utformet og om arbeidsgiver uttrykkelig har forbeholdt seg retten til å endre den.
Kan arbeidsgiver endre bonus eller provisjon?
Ja, enkelte bonusordninger kan endres ensidig, mens andre i realiteten er en avtalt del av arbeidstakerens lønn og ikke kan reduseres eller fjernes fritt. Det finnes derfor ingen generell regel om at arbeidsgiver alltid kan endre en bonusordning.
Arbeidsavtalen, bonusvilkårene, tidligere kommunikasjon og fast praksis må leses samlet. Et tydelig endringsforbehold kan gi arbeidsgiver større handlingsrom, men ordlyden og måten ordningen faktisk har fungert på har betydning.
Arbeidsgiver bør også skille klart mellom allerede opptjent bonus og vilkårene for fremtidig opptjening. Endring med tilbakevirkende virkning er langt mer problematisk enn å endre en fleksibel ordning for en ny bonusperiode.
Dette bør arbeidsgiver avklare før bonus endres
Navnet «bonus» avgjør ikke om ytelsen kan endres
Arbeidsgiver må undersøke hvilken funksjon ytelsen faktisk har. En betaling kan kalles bonus, provisjon, gratiale eller incentiv, men likevel være et bindende lønnselement dersom arbeidstakeren har krav på utbetaling når bestemte vilkår er oppfylt.
Arbeidsavtalen og bonusvilkårene må leses samlet
Arbeidsgiver bør først finne alle dokumentene som regulerer kompensasjonen: arbeidsavtalen, bonusplanen, provisjonsvilkår, tilbudsbrev, personalhåndbok og senere skriftlige endringer. Det avgjørende er ikke bare hvor bestemmelsen står, men om den er ment som en bindende del av arbeidsforholdet.
Dersom arbeidstakeren for eksempel er lovet fastlønn pluss en bestemt provisjonsmodell, kan provisjonen være en sentral del av det avtalte lønnsnivået. En ordning som hvert år fastsettes særskilt av arbeidsgiver og uttrykkelig er skjønnsmessig, kan gi et annet handlingsrom.
Bonusordninger kan ha svært forskjellig rettslig karakter
Allerede opptjent bonus og fremtidig bonus er ikke det samme
Før en bonusmodell endres bør arbeidsgiver fastsette når bonus etter ordningen anses opptjent. Dersom arbeidstakeren allerede har utført arbeidet eller oppfylt de avtalte resultatvilkårene, kan det foreligge et lønnskrav selv om selve utbetalingen skjer senere.
En arbeidsgiver bør derfor være særlig forsiktig med å innføre nye kriterier midt i en opptjeningsperiode eller etter at resultatene allerede er skapt. Endringer for en fremtidig periode står normalt annerledes, forutsatt at arbeidsgiver har rettslig grunnlag for selve endringen.
Hva betyr et endringsforbehold i bonusordningen?
Mange bonusplaner sier at arbeidsgiver kan endre, erstatte eller avvikle ordningen. Et slikt forbehold kan være viktig, men gir ikke nødvendigvis en ubegrenset rett til å redusere enhver bonusytelse.
Det bør blant annet vurderes hvor tydelig forbeholdet er, om det gjelder fremtidige bonusperioder eller også en påbegynt periode, hvordan ordningen er presentert overfor arbeidstakerne og om andre avtaledokumenter trekker i motsatt retning.
Jo mer bonusen fungerer som en fast og forutsigbar del av arbeidstakerens samlede lønn, desto viktigere er det å kontrollere om et generelt endringsforbehold faktisk rekker så langt arbeidsgiver ønsker.
Fast praksis kan få betydning
At en bonusordning ikke er detaljert i arbeidsavtalen betyr ikke automatisk at arbeidsgiver står helt fritt. Langvarig, konsekvent praksis og måten ordningen er kommunisert på kan være relevant når innholdet i arbeidsforholdet skal fastlegges.
Arbeidsgiver bør derfor undersøke hvor lenge ordningen har eksistert, om kriteriene har vært stabile, om bonus regelmessig er utbetalt, om arbeidstakerne har innrettet seg etter ordningen og om arbeidsgiver tidligere har omtalt den som en del av kompensasjonen.
Bonus og arbeidsgivers styringsrett
Styringsretten kan gi adgang til å utforme og justere interne ordninger som ikke er bindende avtalt. Den gir derimot ikke arbeidsgiver en generell rett til ensidig å redusere avtalte lønnsvilkår.
Spørsmålet blir derfor først om den aktuelle bonusmodellen ligger innenfor det arbeidsgiver har beholdt retten til å bestemme, eller om ordningen er blitt en del av arbeidstakerens avtalte kompensasjon.
Kan arbeidsgiver fjerne bonusordningen helt?
En reelt frivillig eller skjønnsmessig ordning med et klart forbehold om avvikling kan ofte være lettere å avslutte for fremtidige perioder enn en avtalt provisjons- eller bonusrettighet.
Dersom bonusen er en bindende del av arbeidsavtalen, kan arbeidsgiver normalt ikke bare kunngjøre at den bortfaller. Virksomheten kan da måtte oppnå avtale med arbeidstakeren. Dersom en nødvendig og vesentlig endring ikke kan avtales, kan reglene om endringsoppsigelse bli relevante.
Økonomiske problemer eller ny strategi kan forklare hvorfor virksomheten ønsker en endring, men skaper ikke i seg selv rett til å sette til side avtalte lønnsvilkår.
Kan bonus falle bort hvis arbeidstakeren sier opp eller slutter?
Bonusordninger har ofte vilkår om at arbeidstakeren må være ansatt på et bestemt tidspunkt for å få utbetaling. Slike vilkår må vurderes konkret opp mot hvordan bonusen opptjenes og hva arbeidstakeren allerede har prestert.
Arbeidsgiver bør derfor ikke automatisk anta at all bonus bortfaller fordi arbeidstakeren har sagt opp før utbetalingsdatoen. Det bør avklares om bonusen allerede er opptjent, om vilkåret er tydelig og hvilken type ytelse det gjelder.
Dette er særlig viktig for provisjon og resultatbaserte ordninger der arbeidstakeren kan ha skapt resultatet før fratreden.
Endringen bør praktiseres konsekvent
Dersom bonusordningen endres for hele eller deler av virksomheten, bør arbeidsgiver kunne forklare hvilke grupper som omfattes og hvorfor. Ulike vilkår kan være saklige, men forskjellene bør bygge på objektive kriterier og ikke være i strid med diskrimineringsreglene.
Arbeidsgiver bør også kontrollere at kriteriene er forståelige og mulige å etterprøve. En bonusmodell som er uklar om mål, måleperiode eller beregningsmåte skaper unødvendig risiko for lønnstvister.
Opptjening, beregning og utbetaling er tre forskjellige tidspunkter
Bonusperioden kan løpe gjennom et kalenderår, mens beregningen skjer etter årsoppgjøret og utbetalingen flere måneder senere. At beløpet ennå ikke er beregnet eller forfalt til betaling, betyr ikke nødvendigvis at arbeidstakeren mangler et opptjent krav.
Ordningen bør angi hvilke handlinger eller resultater som skaper opptjening, om kravet opptjenes løpende eller først ved periodens slutt, hvordan resultatet fastsettes, hvem som godkjenner beregningen og når beløpet forfaller. Uklare vilkår øker risikoen for at partene vurderer samme arbeid forskjellig.
Ved en endring midt i perioden bør arbeidsgiver enten la de gamle reglene gjelde ut perioden eller foreta en dokumentert avgrensning av hva som allerede er opptjent. En ny modell bør ha et tydelig fremtidig virkningstidspunkt.
Kan arbeidsgiver endre mål eller beregningsformel underveis?
Mål, terskler, vekting og beregningsformel er selve kjernen i mange bonusordninger. Endres disse etter at arbeidstakeren har innrettet arbeidet mot de opprinnelige målene, kan endringen gripe inn i opptjeningen og de forventningene planen har skapt.
Et gyldig forbehold kan gi adgang til justering ved eksempelvis endret organisering, feil i måltall eller vesentlige markedsendringer. Forbeholdet bør forklare hvilke forhold som kan utløse endring, hvem som beslutter, og om justeringen bare gjelder fremover.
Arbeidsgiver bør unngå mål som kan endres etter at resultatet er kjent. Dersom skjønn inngår, bør planen angi hvilke momenter som vurderes og hvordan skjønnet dokumenteres. Det reduserer risikoen for vilkårlige utslag.
Bonusberegningen bør kunne kontrolleres
En god bonusplan forklarer datakilder, måleperiode, valuta, merverdiavgift, krediteringer, returer, tap på kunder, delte salg, budsjettrevisjoner og eventuelle tak eller gulv. Hvilke elementer som er relevante avhenger av modellen, men de må avklares før resultatet beregnes.
Arbeidstakeren bør få en forståelig oppstilling som viser mål, faktisk resultat, sats, eventuelle justeringer og sluttbeløp. Arbeidsgiver må samtidig ivareta forretningshemmeligheter og andre ansattes personopplysninger. Innsyn i egen beregning er ikke det samme som fri tilgang til alle virksomhetens data.
Hvis arbeidsgiver oppdager en feil i tidligere plan, bør feilen dokumenteres og korrigeres for fremtidige perioder. Tilbakebetaling eller motregning i allerede utbetalt bonus krever et eget rettslig grunnlag og må ikke gjennomføres som et uformelt lønnstrekk.
Bonusvilkårene må forklare hvordan fravær påvirker opptjeningen
Ordningen bør angi hvordan sykefravær, foreldrepermisjon, ferie, ulønnet permisjon, deltid og tiltredelse eller fratreden midt i perioden påvirker mål og opptjening. En forholdsmessig beregning kan være relevant, men må ha grunnlag i ordningen og praktiseres konsekvent.
Arbeidsgiver må kontrollere diskriminerings- og permisjonsreglene før bonus reduseres på grunn av fravær. En tilsynelatende nøytral regel kan få en ulovlig virkning dersom den stiller arbeidstakere dårligere på grunn av graviditet eller lovbeskyttet permisjon.
Det bør også skilles mellom resultatmål som faktisk påvirkes av arbeidstiden, og virksomhetsmål som alle ansatte omfattes av uavhengig av individuelt nærvær. Samme fraværsregel passer ikke nødvendigvis for alle bonuskomponenter.
Skal det beregnes feriepenger av bonus og provisjon?
Feriepengene beregnes av arbeidsvederlag i opptjeningsåret. Arbeidstilsynet opplyser at det skal beregnes feriepenger av bonus og provisjonsbasert lønn når vederlaget er et resultat av personlig arbeidsinnsats.
Det må derfor vurderes hva bonusen faktisk belønner. Individuell salgsprovisjon og personlig prestasjonsbonus står annerledes enn en utbetaling som utelukkende er knyttet til virksomhetens overskudd uten sammenheng med arbeidstakerens personlige innsats.
Endring eller avvikling av ordningen påvirker ikke plikten til å beregne feriepenger korrekt av utbetalinger som inngår i feriepengegrunnlaget. Se Arbeidstilsynet om feriepenger.
Skatt, arbeidsgiveravgift og rapportering av bonus
Kontant bonus skal rapporteres i a-meldingen som bonus. Skatteetaten opplyser at ytelsen er trekkpliktig, og at arbeidsgiver må vurdere om den inngår i grunnlaget for arbeidsgiveravgift etter de aktuelle reglene.
Virksomheten bør avklare brutto beløp, utbetalingsmåned, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og korrekt lønnsart før utbetaling. En bonus er ikke skattefri bare fordi den utbetales én gang eller omtales som en belønning.
Se Skatteetatens veiledning om rapportering av bonus.
Kan bonus inngå i sykepengegrunnlaget?
NAV opplyser at bonus som er direkte knyttet til arbeidstakerens egen innsats eller resultater, skal tas med i beregningsgrunnlaget når bonusen faller bort under sykefraværet. Prosentlønn, provisjon og akkordlønn regnes ikke som bonus i denne sammenhengen og skal etter NAVs veiledning alltid tas med i beregningen.
Dette er et eget trygderettslig beregningsspørsmål. At en utbetaling inngår i sykepengegrunnlaget avgjør ikke alene om arbeidsgiver kan endre bonusordningen arbeidsrettslig.
Se NAVs veiledning om sykepenger i arbeidsgiverperioden.
En robust bonusplan bør regulere hele livsløpet
Hva bør arbeidsgiver dokumentere?
Endre bonusordning – steg for steg
Vanlige feil når bonusordningen endres
- arbeidsgiver antar at all bonus er frivillig fordi den kalles «bonus»
- arbeidsavtalen og bonusplanen leses ikke samlet
- allerede opptjent bonus blandes sammen med fremtidig opptjening
- nye kriterier innføres med tilbakevirkende virkning
- et generelt endringsforbehold tolkes som ubegrenset endringsrett
- langvarig og konsekvent praksis blir ikke undersøkt
- provisjon behandles som om den alltid er en skjønnsmessig bonus
- arbeidsgiver fjerner en vesentlig del av kompensasjonen uten å vurdere om avtale kreves
- vilkår ved oppsigelse eller fratreden brukes automatisk uten å vurdere opptjeningen
- ny bonusmodell mangler klare mål og beregningsregler
- ulike grupper behandles forskjellig uten dokumentert begrunnelse
- virksomheten kommuniserer endringen før det rettslige handlingsrommet er avklart
Vanlige spørsmål om endring av bonusordning
Kan arbeidsgiver endre bonusordning?
Ja i noen tilfeller, men det avhenger av arbeidsavtalen, bonusvilkårene, praksis og eventuell endringsadgang.
Kan arbeidsgiver fjerne bonus helt?
En frivillig ordning kan stå annerledes enn bonus som er bindende avtalt som del av kompensasjonen.
Kan arbeidsgiver endre provisjon?
Det må vurderes konkret. Provisjon kan være en sentral del av den avtalte lønnen.
Kan bonusvilkår endres midt i året?
Det bør særlig vurderes om arbeidstakeren allerede har opptjent rettigheter etter de gamle vilkårene.
Hva betyr at bonus er skjønnsmessig?
Det kan gi arbeidsgiver større vurderingsrom, men ordlyden og hvordan ordningen praktiseres er fortsatt viktig.
Kan arbeidsgiver endre bonus på grunn av dårlig økonomi?
Økonomien kan være en saklig grunn til å ønske endring, men setter ikke til side bindende avtalevilkår.
Mister arbeidstakeren bonus ved oppsigelse?
Ikke nødvendigvis. Det må blant annet vurderes om bonusen allerede er opptjent og hva ordningen sier om fratreden.
Bør ny bonusordning være skriftlig?
Ja. Kriterier, opptjening, beregning, utbetaling og eventuell endringsadgang bør fremgå tydelig.
Kilder om bonus, lønn og beregning
Les videre om lønn og endringer i arbeidsforholdet
Avklar rettighetene før bonusmodellen endres
Fastsett hva som er avtalt, hva som allerede er opptjent, hvor langt endringsforbeholdet rekker og hvilke beregnings-, fraværs- og fratredelsesregler som skal gjelde fremover.
Få advokattilbud