Saklig grunn innebærer at arbeidsgiver må kunne forklare og forsvare hvorfor arbeidsforholdet bør avsluttes. Begrunnelsen kan ligge hos arbeidstakeren, hos virksomheten eller i enkelte tilfeller hos arbeidsgiveren, slik arbeidsmiljøloven § 15-7 uttrykkelig angir.

Det er ikke tilstrekkelig at arbeidsgiver er misfornøyd eller ønsker en annen person i stillingen. Dersom saken gjelder arbeidstakers forhold, må arbeidsgiver identifisere konkrete problemer og vurdere alvorligheten. Dersom saken gjelder nedbemanning eller omstilling, må det foreligge et reelt virksomhetsmessig behov og de særskilte vurderingene loven krever må gjennomføres.

Saklig grunn må dessuten ses i sammenheng med prosessen. Arbeidsgiver skal så langt det er praktisk mulig drøfte spørsmålet med arbeidstaker før beslutningen tas. En godt opplyst sak gir et bedre grunnlag for å vurdere om oppsigelse faktisk er nødvendig.

For en full gjennomgang av selve oppsigelsen, se Hva er saklig oppsigelse? og Oppsigelse av ansatt.

Oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold kan være aktuelt når arbeidstakeren ikke oppfyller plikter eller krav som følger av arbeidsforholdet. Eksempler kan være vedvarende prestasjonsproblemer, alvorlige samarbeidsproblemer, gjentatt ulovlig fravær, ordrenekt eller andre pliktbrudd.

Det betyr ikke at ethvert avvik gir saklig grunn. Arbeidsgiver må vurdere hva som faktisk har skjedd, hvor alvorlig forholdet er, om arbeidstaker kjente forventningene og hvilken oppfølging som er gitt. Ved forhold som kan korrigeres kan det være viktig at arbeidstaker har fått tydelig beskjed og en reell mulighet til å forbedre seg.

Arbeidstakers stilling og ansvar kan også være relevant. Et pliktbrudd kan vurderes forskjellig avhengig av hvilke oppgaver, fullmakter og tillitskrav som følger stillingen.

Arbeidsgiver bør dokumentere faktum løpende. Dokumentasjon kan være arbeidsavtale, stillingsbeskrivelse, instrukser, møtereferater, skriftlige tilbakemeldinger og eventuelle advarsler.

Se også Advarsel før oppsigelse, Ordrenekt fra ansatt og Ulovlig fravær fra jobb.

Manglende prestasjoner kan inngå i en saklighetsvurdering, men arbeidsgiver bør være presis på hva som forventes og hva som faktisk ikke fungerer. Generelle formuleringer om at en arbeidstaker «presterer dårlig» gir liten informasjon om hva problemet består i.

Det kan være relevant å undersøke om arbeidstaker har fått nødvendig opplæring, om målene er realistiske, om kravene er kommunisert og om arbeidstaker har fått tilbakemelding og rimelig tid til forbedring. Dersom arbeidsgiver selv har bidratt til uklare forventninger eller manglende opplæring, kan det påvirke vurderingen.

Arbeidsgiver bør også skille mellom midlertidige svakheter og mer vedvarende problemer. Saklighetsvurderingen skal bygge på et forsvarlig faktagrunnlag, ikke et øyeblikksbilde uten kontekst.

Arbeidsmiljøloven har ikke et generelt krav om at arbeidstaker alltid må ha fått én eller flere advarsler før en ordinær oppsigelse kan være saklig. Det finnes derfor heller ingen automatisk regel om at et bestemt antall advarsler gjør oppsigelsen lovlig.

Advarsel kan likevel være viktig når saken gjelder et forhold arbeidstaker kan endre. En tydelig advarsel kan vise at arbeidstaker forstod hva arbeidsgiver mente var utilfredsstillende, hva som måtte forbedres og hvilke konsekvenser fortsatt mislighold kunne få.

Ved svært alvorlige enkelthendelser kan behovet for tidligere advarsel være mindre. Arbeidsgiver må derfor vurdere hendelsens art og alvor fremfor å følge en mekanisk advarselsmodell.

Les mer på Advarsel før oppsigelse.

Saklig grunn kan skyldes virksomhetens forhold, for eksempel ved driftsinnskrenkning, rasjonalisering, bortfall av arbeidsoppgaver eller omorganisering. Arbeidsgiver må kunne vise at behovet er reelt og at beslutningen bygger på forsvarlige virksomhetsmessige vurderinger.

Ved driftsinnskrenkning eller rasjonalisering sier § 15-7 at oppsigelsen ikke er saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstakeren. For arbeidsgiver som tilhører et konsern omfatter bestemmelsen også annet passende arbeid i andre virksomheter i konsernet.

Loven krever dessuten en avveining mellom virksomhetens behov og ulempene oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan stoppe vurderingen så snart et økonomisk eller organisatorisk behov er dokumentert.

Dersom flere arbeidstakere kan rammes, blir også utvelgelsen viktig. Arbeidsgiver bør kunne forklare hvilken utvelgelseskrets og hvilke kriterier som er brukt, og hvordan de er anvendt på de berørte arbeidstakerne.

Se Nedbemanning og Omorganisering i bedrift.

Arbeidsmiljøloven § 15-7 nevner uttrykkelig virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. I mange praktiske saker vil begrunnelsen sorteres under arbeidstakers eller virksomhetens forhold, men lovteksten åpner også for at forhold på arbeidsgivers side kan inngå i vurderingen.

Det sentrale er uansett at arbeidsgiver må kunne identifisere et reelt og saklig grunnlag og gjennomføre den konkrete vurderingen som situasjonen krever. Kategoriseringen kan ikke brukes til å omgå arbeidstakerens oppsigelsesvern.

Dersom grunnlaget i realiteten er en driftsmessig endring, bør saken behandles etter reglene og vurderingene som gjelder virksomhetsbegrunnede oppsigelser.

Arbeidsgiver bør kunne dokumentere hva oppsigelsesvurderingen bygger på. God dokumentasjon gjør det lettere å skille faktiske hendelser fra senere antakelser og å vise hvilke vurderinger som ble foretatt før beslutningen.

Ved arbeidstakers forhold kan dokumentasjonen blant annet bestå av møtereferater, konkrete tilbakemeldinger, arbeidsresultater, instrukser og advarsler. Ved nedbemanning kan økonomiske vurderinger, organisasjonsbeslutninger, utvelgelseskriterier og vurdering av annet passende arbeid være sentrale.

Dokumentasjon skaper likevel ikke saklig grunn i seg selv. En godt dokumentert, men utilstrekkelig begrunnelse kan fortsatt være usaklig. Dokumentasjonen skal underbygge et reelt og forsvarlig grunnlag, ikke erstatte det.

Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse skal spørsmålet, så langt det er praktisk mulig, drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte dersom arbeidstakeren ønsker det. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 15-1.

Drøftelsen skal skje før beslutningen. Arbeidstaker kan ha opplysninger som endrer faktum, forklarer hendelser eller viser at det finnes andre løsninger. Ved nedbemanning skal også eventuell utvelgelse mellom flere ansatte drøftes.

Arbeidsgiver bør derfor ikke møte til drøftelsesmøtet med en avgjørelse som i realiteten allerede er endelig. Hensikten er å sikre et bedre beslutningsgrunnlag før arbeidsgiver konkluderer med om det foreligger saklig grunn.

Les mer på Drøftelsesmøte.

Sykdom har særskilte regler. Etter arbeidsmiljøloven § 15-8 kan arbeidstaker som helt eller delvis er borte fra arbeidet på grunn av ulykke eller sykdom ikke av denne grunn sies opp de første 12 månedene etter at arbeidsuførheten inntrådte.

Det særskilte vernet betyr ikke at enhver oppsigelse i perioden er forbudt. Dersom oppsigelsen skyldes en annen reell og saklig grunn, kan den være mulig, men arbeidsgiver må kunne dokumentere hva den faktiske begrunnelsen er.

Etter verneperioden gjelder fortsatt det ordinære saklighetskravet. Dersom sykdom inngår i vurderingen, kan arbeidsgivers oppfølging, tilrettelegging, muligheter for annet arbeid og utsiktene til tilbakeføring være sentrale.

Se Oppsigelse under sykefravær og Sykefravær arbeidsgiver.

Ved skriftlig avtalt prøvetid gjelder arbeidsmiljøloven § 15-6. Dersom oppsigelsen bygger på prøvetidsbestemmelsen, må den være begrunnet i arbeidstakerens tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.

Prøvetid innebærer altså ikke at arbeidsgiver kan si opp uten grunn. Virksomheten bør kunne vise hvilke forventninger arbeidstaker fikk, hvilken opplæring og oppfølging som ble gitt og hvilke konkrete forhold vurderingen bygger på.

Dersom oppsigelsen i prøvetiden har et annet grunnlag enn det som omfattes av § 15-6, gjelder de ordinære reglene om saklig oppsigelse.

Les mer på Prøvetid og oppsigelse.

Saklig grunn beskriver kravet arbeidsgiver må oppfylle. Usaklig oppsigelse beskriver situasjonen der oppsigelsen ikke tilfredsstiller dette kravet.

En oppsigelse kan for eksempel være usaklig fordi grunnlaget er for svakt, fordi faktum er feil, fordi arbeidsgiver ikke har foretatt nødvendige vurderinger ved nedbemanning eller fordi oppsigelsen er en uforholdsmessig reaksjon på det som har skjedd.

Det er samtidig viktig å skille usaklighet fra rene formfeil. Oppsigelsesbrevet har egne krav etter arbeidsmiljøloven § 15-4. Et formelt korrekt brev gjør ikke et svakt oppsigelsesgrunnlag saklig, og et saklig grunnlag fritar ikke arbeidsgiver fra å følge formkravene.

Les mer på Hva er usaklig oppsigelse?.

• arbeidsgiver bruker generelle formuleringer uten å konkretisere hva som faktisk har skjedd
• enkelthendelser vurderes uten å se på alvorlighetsgrad og sammenheng
• arbeidstaker får ikke nødvendig oppfølging ved forhold som kan korrigeres
• arbeidsgiver tror et bestemt antall advarsler automatisk gir saklig grunn
• drøftelsesmøtet gjennomføres etter at beslutningen i realiteten er tatt
• annet passende arbeid eller utvelgelsen overses ved nedbemanning
• særskilt vern ved sykdom, permisjon eller varsling kontrolleres ikke
• dokumentasjon utarbeides først etter at oppsigelsen er bestridt

Fellesnevneren er at saklig grunn må vurderes før beslutningen, på bakgrunn av et korrekt og tilstrekkelig opplyst faktum.

Hva betyr saklig grunn?
Det betyr at en oppsigelse må være saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold og bygge på en konkret vurdering.

Er samarbeidsproblemer saklig grunn?
Ikke automatisk. Arbeidsgiver må undersøke hva problemene består i, hvor alvorlige de er, hva som er forsøkt og hvilken betydning de har for arbeidsforholdet.

Er dårlig prestasjon saklig grunn?
Manglende prestasjoner kan få betydning, men arbeidsgiver må blant annet vurdere forventninger, opplæring, oppfølging, alvorlighetsgrad og mulighet for forbedring.

Er nedbemanning saklig grunn?
Et reelt behov for nedbemanning kan gi grunnlag for oppsigelse, men arbeidsgiver må også følge kravene om blant annet annet passende arbeid, interesseavveining, utvelgelse og drøfting.

Må arbeidsgiver ha dokumentasjon?
Arbeidsgiver bør kunne dokumentere faktum og vurderingene som lå til grunn. Dokumentasjon alene gjør likevel ikke en oppsigelse saklig.

Hvem avgjør om grunnen er saklig?
Arbeidsgiver foretar vurderingen før oppsigelse. Dersom arbeidstaker bestrider oppsigelsen og partene ikke blir enige, kan domstolene avgjøre om oppsigelsen oppfyller lovens krav.