Arbeidsinstruks for ansatte

Arbeidsinstrukser gjør det tydelig hvilke oppgaver, rutiner, sikkerhetskrav og forventninger som gjelder i arbeidsforholdet. Arbeidsgiver kan normalt gi instrukser innenfor styringsretten, men instruksen må holde seg innenfor arbeidsavtalen, lov, tariffavtale og andre bindende rammer.

Se kort svar Steg-for-steg

Kort forklart

Hva er en arbeidsinstruks?

En arbeidsinstruks er en konkret beskjed eller rutine om hvordan arbeid skal utføres. Den kan gjelde arbeidsoppgaver, prioriteringer, oppmøte, HMS, bruk av utstyr, kundebehandling, rapportering eller andre forhold i arbeidshverdagen.

Arbeidsgiver kan normalt gi og endre instrukser innenfor styringsretten. En instruks kan likevel ikke brukes til å sette til side arbeidsavtalen eller gjennomføre en vesentlig endring som ligger utenfor det eksisterende arbeidsforholdet.

Jo viktigere instruksen er for sikkerhet, kvalitet eller senere personaloppfølging, desto sterkere grunn er det til å gjøre den skriftlig, konkret og lett å dokumentere.

TydeligAnsatte må forstå hva som forventes og når instruksen gjelder.

Innenfor avtalenInstruksen må holde seg innenfor lovlige og avtalte rammer.

DokumenterbarSkriftlige instrukser gir et bedre grunnlag ved senere uenighet.

Hovedtemaene

Dette bør arbeidsgiver avklare

Hva bør instruksen inneholde?Oppgave, ansvar, metode, rapportering og praktiske krav.StyringsrettenInstruksen må ligge innenfor arbeidsforholdets rammer.

Muntlig eller skriftlig?Skriftlighet gir bedre tydelighet og dokumentasjon.HMS og sikkerhetSikkerhetsinstrukser krever særlig presisjon og opplæring.

Når instruksen ikke følgesFaktum, opplæring og klarhet må undersøkes før reaksjon.Nye eller endrede instrukserSkillet mellom løpende ledelse og vesentlig stillingsendring er sentralt.

Personalhåndbok og rutinerSamlede instrukser kan gi likere praksis i virksomheten.Riktig prosessBehov, utforming, kommunikasjon og oppfølging bør dokumenteres.

Praktisk utforming

Hva bør en arbeidsinstruks inneholde?

En god instruks bør beskrive akkurat det arbeidstakeren trenger for å kunne følge den. Unngå vage formuleringer som «jobb bedre» eller «vær mer profesjonell» dersom det egentlig er konkrete handlinger arbeidsgiver ønsker.

Hvem instruksen gjelderNavngitt arbeidstaker, stillingsgruppe, avdeling eller alle ansatte.

OppgavenHva skal gjøres – og hva omfattes ikke?

MetodenHvordan skal arbeidet utføres når fremgangsmåten er viktig?

Tidspunkt og fristerNår gjelder instruksen og når skal oppgaven være ferdig?

Ansvar og rapporteringHvem beslutter, hvem følger opp og hvem skal motta rapport?

HMS og kvalitetHvilke sikkerhets- eller kvalitetskrav må alltid følges?

AvvikHva skal arbeidstaker gjøre dersom instruksen ikke kan følges som planlagt?

IkrafttredelseFra hvilken dato gjelder den nye eller reviderte instruksen?

Arbeidsgivers handlingsrom

Arbeidsinstruks og styringsrett

Arbeidsgivers styringsrett omfatter blant annet retten til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet. Det gir normalt arbeidsgiver adgang til å gi instrukser om hvordan arbeidsoppgaver skal utføres.

Handlingsrommet begrenses av arbeidsavtalen, lov, tariffavtale og andre bindende ordninger. En instruks kan derfor ikke brukes som en snarvei for å innføre en vesentlig endring av arbeidsoppgaver, arbeidstid, arbeidssted, lønn eller andre sentrale vilkår.

Ved tvil bør arbeidsgiver sammenligne den nye instruksen med arbeidsavtalen og stillingens faktiske innhold. Se Arbeidsgivers styringsrett og Arbeidsavtale.

Må arbeidsinstruksen være skriftlig?

Nei, ikke enhver instruks må være skriftlig. Daglig ledelse vil ofte innebære muntlige beskjeder og løpende prioriteringer.

Skriftlighet er likevel særlig nyttig når instruksen er viktig for HMS, økonomi, kundebehandling, kvalitet, frister eller senere oppfølging. Det reduserer risikoen for uenighet om hva som faktisk ble sagt.

Arbeidsgiver bør også vurdere å dokumentere når instruksen ble gjennomgått, og om arbeidstakeren fikk nødvendig opplæring eller anledning til å stille spørsmål.

Sikkerhet og opplæring

HMS-instrukser må være praktisk forståelige

Instrukser som gjelder helse, miljø og sikkerhet bør være særlig tydelige. Det er ikke nok å ha en prosedyre liggende i en mappe dersom arbeidstakerne ikke kjenner den eller ikke har fått nødvendig opplæring.

Arbeidsgiver bør sikre at ansatte forstår sikker bruk av maskiner, verneutstyr, kjemikalier, kjøretøy, løfteutstyr, adgangssystemer eller andre risikoforhold som er relevante i virksomheten.

Ved avvik bør arbeidsgiver undersøke både arbeidstakerens handling og om virksomhetens egen instruks, opplæring og oppfølging var tilstrekkelig.

Nye krav i arbeidshverdagen

Kan arbeidsgiver gi nye arbeidsinstrukser?

Ja, arbeidsinstrukser kan normalt utvikles når virksomheten endrer rutiner, teknologi, kundekrav eller organisering. Det avgjørende er om instruksen fortsatt ligger innenfor det arbeidstakeren er ansatt for å gjøre.

En ny rapporteringsrutine eller et nytt IT-system vil ofte være en ordinær endring. Hvis instruksen i realiteten erstatter kjerneoppgavene med en vesentlig annen rolle, reduserer ansvar eller på annen måte endrer stillingens grunnpreg, må arbeidsgiver gjøre en bredere vurdering.

Se Endring av arbeidsoppgaver og Endringsoppsigelse.

Må ansatte følge enhver instruks fra arbeidsgiver?

Nei. Instruksen må være lovlig og ligge innenfor arbeidsforholdets rammer. Arbeidstakeren kan også ha saklige grunner til å ta opp spørsmål om sikkerhet, arbeidsmiljø eller om instruksen er praktisk mulig å gjennomføre.

Ved uenighet bør arbeidsgiver først avklare hva som faktisk er instruert og hvilket grunnlag instruksen bygger på. Det er risikabelt å behandle enhver innsigelse som ordrenekt før denne vurderingen er gjort.

Personaloppfølging

Hva bør arbeidsgiver gjøre når instruksen ikke følges?

Før reaksjoner vurderes bør arbeidsgiver undersøke hvorfor instruksen ikke ble fulgt. Årsaken kan være uklar beskjed, manglende opplæring, motstridende instrukser, praktiske hindringer eller reell nekt.

Arbeidstakeren bør få forklare sin versjon. Deretter bør arbeidsgiver vurdere om instruksen var tydelig, lovlig og kjent, og om arbeidstaker faktisk hadde mulighet til å etterleve den.

Ved et dokumentert og klanderverdig brudd kan muntlig veiledning, skriftlig advarsel eller annen forholdsmessig reaksjon bli aktuelt. Se Ordrenekt fra ansatt og Skriftlig advarsel til ansatt.

Arbeidsinstrukser i personalhåndbok og interne rutiner

Mange virksomheter samler generelle instrukser i personalhåndbok, HMS-system, kvalitetssystem eller andre interne prosedyrer. Det kan gjøre det enklere å holde reglene oppdatert og sikre lik praksis.

Virksomheten bør samtidig være tydelig på hvilke dokumenter som er retningslinjer arbeidsgiver kan endre innenfor styringsretten, og hvilke vilkår som er individuelt avtalt og derfor ikke kan endres på samme måte.

Rutiner bør ha eier, revisjonsdato og en enkel måte å kommunisere vesentlige endringer til de ansatte på.

Hva hvis arbeidsinstruksen fører til konflikt?

Konflikter om instrukser skyldes ofte uenighet om arbeidsoppgavene, prioritering, arbeidsmåte eller hvor langt styringsretten rekker. Arbeidsgiver bør skille den konkrete rettslige uenigheten fra mer generelle samarbeidsproblemer.

Det kan være nyttig å gå gjennom arbeidsavtalen, den aktuelle instruksen, tidligere praksis og arbeidstakerens innsigelser i et møte. Målet bør være å avklare hva som faktisk forventes og hvorfor.

Se Konflikt på arbeidsplassen.

Etterprøvbar oppfølging

Hva bør arbeidsgiver dokumentere?

InstruksenDen konkrete ordlyden eller hva som muntlig ble kommunisert.

FormåletHvorfor instruksen er nødvendig for drift, kvalitet, sikkerhet eller organisering.

KommunikasjonenNår og hvordan arbeidstakeren fikk instruksen.

OpplæringenHvilken veiledning eller opplæring ble gitt?

AvviketHva gjorde eller unnlot arbeidstakeren å gjøre?

Arbeidstakerens forklaringDokumenter relevante innsigelser og faktiske opplysninger.

OppfølgingenVeiledning, møte, ny instruks eller eventuell reaksjon.

Videre forventningerHva skal arbeidstakeren gjøre annerledes fremover?

Arbeidsgivers arbeidsflyt

Arbeidsinstruks – steg for steg

1. Definer behovetHva skal instruksen løse eller standardisere?

2. Kontroller styringsrettenPasser instruksen innenfor arbeidsavtalen og stillingen?

3. Formuler forventningen konkretBeskriv handling, metode, frist og ansvar.

4. Kontroller lov og tariffInstruksen må ikke stride mot bindende regler.

5. Vurder HMS og risikoLegg inn nødvendige sikkerhetskrav og stoppunkter.

6. Velg riktig dokumentasjonsnivåViktige eller varige instrukser bør normalt være skriftlige.

7. Kommuniser instruksenForklar både hva som skal gjøres og hvorfor.

8. Gi nødvendig opplæringSørg for at arbeidstakeren faktisk kan følge instruksen.

9. Følg opp praktiseringenSe om instruksen fungerer i den faktiske arbeidshverdagen.

10. Undersøk avvikFinn årsaken før en reaksjon vurderes.

11. Reager forholdsmessigSkill mellom misforståelse, manglende opplæring og reell ordrenekt.

12. Revider ved behovOppdater instrukser når arbeidsmåte, teknologi eller risiko endres.

Vanlige feil ved arbeidsinstrukser

instruksen er så vag at ansatte ikke vet hva som forventes
arbeidsgiver bruker instruks for å gjennomføre en endring som ligger utenfor arbeidsavtalen
viktige HMS-instrukser gis uten nødvendig opplæring
muntlige beskjeder er motstridende mellom forskjellige ledere
arbeidsgiver dokumenterer ikke når instruksen ble gitt
arbeidstaker får reaksjon uten å ha fått forklare hvorfor instruksen ikke ble fulgt
manglende opplæring behandles som ordrenekt
personalhåndbok og individuell arbeidsavtale blandes sammen
gamle instrukser blir stående etter at arbeidsmåten er endret
det fremgår ikke hvem som har ansvar for oppfølging
retningslinjer brukes ulikt overfor sammenlignbare ansatte
reaksjonen blir strengere enn det konkrete avviket tilsier

Vanlige spørsmål om arbeidsinstruks for ansatte

Hva er en arbeidsinstruks?
En beskjed eller rutine fra arbeidsgiver om hva som skal gjøres og hvordan arbeidet skal utføres.

Kan arbeidsgiver gi nye arbeidsinstrukser?
Ja, normalt innenfor arbeidsavtalen og styringsretten.

Må arbeidsinstrukser være skriftlige?
Ikke alltid, men skriftlighet er ofte klokt for viktige eller varige instrukser.

Må ansatte følge instruksen?
Som hovedregel når instruksen er lovlig, tydelig og ligger innenfor arbeidsforholdets rammer.

Kan instruksen endre arbeidsoppgavene?
Mindre og naturlige endringer kan ofte gjøres innenfor styringsretten. Vesentlige endringer krever en bredere vurdering.

Hva hvis instruksen er uklar?
Arbeidsgiver bør avklare og presisere den før manglende etterlevelse brukes som grunnlag for reaksjon.

Kan manglende etterlevelse gi skriftlig advarsel?
Ja, i enkelte tilfeller, men faktum, instruksen og arbeidstakerens forklaring må vurderes konkret først.

Bør instrukser ligge i personalhåndboken?
Generelle og varige rutiner kan med fordel samles der eller i virksomhetens HMS- eller kvalitetssystem.

Relaterte sider

Les videre om arbeidsledelse og personaloppfølging

Arbeidsgivers styringsrettGrensene for arbeidsgivers rett til å organisere og lede arbeidet.Ordrenekt fra ansattNår manglende etterlevelse kan bli et arbeidsrettslig pliktbrudd.

Skriftlig advarselHvordan arbeidsgiver bør dokumentere og følge opp pliktbrudd.Endring av arbeidsoppgaverSkillet mellom løpende arbeidsledelse og vesentlige stillingsendringer.

ArbeidsavtaleRammene som arbeidsinstruksen må holde seg innenfor.Konflikt på arbeidsplassenHåndtering når uenighet om instrukser utvikler seg til konflikt.

Offentlige kilder

Regelverk og offentlig veiledning

For oppdatert lovtekst og offentlig informasjon kan virksomheten bruke kildene nedenfor.

Arbeidsmiljøloven – LovdataGjeldende regler om arbeidsmiljø, arbeidstid, ansettelse og avslutning av arbeidsforhold. Skriftlig arbeidsinstruks – ArbeidstilsynetOffentlig veiledning om når skriftlig instruks er pålagt, hva den skal inneholde og hvordan den inngår i HMS-arbeidet.

Relaterte hovedguider

Finn riktig hovedområde

Arbeidsinstrukser hører til arbeidsretten, men konkrete saker kan også berøre avtaler, virksomhetsstyring og andre bedriftsrettslige spørsmål.

ArbeidsrettHovedoversikten over arbeidsgiverspørsmål, ansatte og arbeidsforhold. Kontrakter og kravAvtaler, dokumentasjon, mislighold, pengekrav og tvister. SelskapsrettRoller, ansvar, eierskap, ledelse og beslutninger i selskaper. RessurserGuider, juridisk leksikon, vanlige spørsmål og nyttige innganger.

Trenger virksomheten å avklare en arbeidsinstruks?

Send inn en kort beskrivelse av problemstillingen. Bedriftsrett.no er en informasjons- og kontaktside, og er ikke et advokatfirma.

Send henvendelse

Generell informasjon

Adgangen til å gi og endre arbeidsinstrukser må vurderes konkret ut fra arbeidsavtalen, styringsretten, lov, eventuell tariffavtale og den aktuelle instruksens innhold. Bedriftsrett.no er et informasjonsnettsted og ikke et advokatfirma.

Har virksomheten spørsmål om arbeidsinstrukser?

Send inn en kort beskrivelse av problemstillingen. Bedriftsrett.no er en informasjons- og kontaktside, og er ikke et advokatfirma.

Send henvendelse