Kan arbeidsgiver trekke tilbake ferie?
Når ferie først er fastsatt, kan arbeidsgiver ikke fritt flytte eller trekke den tilbake. Ferieloven stiller strenge vilkår: endringen må skyldes uforutsette hendelser, den planlagte ferien må ellers skape vesentlige driftsproblemer, og det må ikke være mulig å skaffe stedfortreder.
Når kan arbeidsgiver trekke tilbake ferie?
Arbeidsgiver kan bare endre allerede fastsatt ferie når vilkårene i ferieloven er oppfylt. Det må foreligge uforutsette hendelser som gjør at den fastsatte ferien vil skape vesentlige driftsproblemer, og arbeidsgiver må ikke kunne skaffe stedfortreder.
Vilkårene må ses i sammenheng. Vanlig underbemanning, høysesong, dårlig ferieplanlegging eller at det senere viser seg upraktisk at arbeidstakeren er borte, er ikke i seg selv nok.
Arbeidsgiver skal drøfte endringen med arbeidstakeren på forhånd. Arbeidstakeren kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av at ferien blir flyttet.
Dette må vurderes før fastsatt ferie endres
Er ferien fastsatt eller bare ønsket?
Ferieloven § 6 tredje ledd gjelder ferieperioder arbeidstakeren har mottatt underretning om. Et ferieønske, en foreløpig samtale eller en søknad som ikke er avgjort, er ikke nødvendigvis fastsatt ferie. Når arbeidsgiver har godkjent eller meddelt ferieperioden, får arbeidstakeren derimot et sterkere vern mot senere endring.
Arbeidsgiver skal drøfte feriefastsettingen i god tid. Dersom partene ikke blir enige, fastsetter arbeidsgiver som hovedregel tidspunktet innenfor ferielovens rammer. Arbeidstaker kan kreve underretning tidligst mulig og normalt senest to måneder før ferien begynner, med mindre særlige grunner er til hinder.
Tre vilkår må være oppfylt
Adgangen til å endre fastsatt ferie er snever. Arbeidsgiver må kunne vise at endringen er nødvendig på grunn av uforutsette hendelser, at ferieavviklingen på grunn av disse hendelsene vil skape vesentlige driftsproblemer, og at det ikke kan skaffes stedfortreder.
Det er derfor ikke nok at virksomheten foretrekker at arbeidstakeren arbeider, at en viktig leveranse nærmer seg eller at bemanningen er svakere enn ønskelig. Spørsmålet er om den konkrete situasjonen faktisk når terskelen loven oppstiller.
Dette skiller seg fra den første fastsettingen av ferie. Før ferien er bestemt, har arbeidsgiver som hovedregel siste ord om tidspunktet etter drøfting og innenfor ferielovens øvrige rammer. Se Kan arbeidsgiver nekte ferie?.
Hendelsen må være uforutsett
Arbeidsgiver må først spørre om problemet faktisk var uforutsett. Hendelser som virksomheten kjente til eller med rimelighet burde ha tatt høyde for da ferien ble fastsatt, står svakere.
Akutt og uventet bortfall av nøkkelpersonell, alvorlige tekniske hendelser eller andre ekstraordinære forhold kan etter omstendighetene være relevante. Men at mange ansatte ønsker ferie samtidig, at det er høysesong, eller at virksomheten generelt har stram bemanning, er typiske forhold arbeidsgiver normalt må planlegge for.
At en hendelse er uforutsett er ikke alene nok. Arbeidsgiver må i tillegg vise at den skaper vesentlige driftsproblemer og at stedfortreder ikke kan skaffes.
Problemene må være vesentlige
Ferieloven krever mer enn at fraværet blir upraktisk eller kostbart. Den fastsatte ferien må som følge av den uforutsette hendelsen skape vesentlige driftsproblemer.
Arbeidsgiver bør konkretisere hvilke deler av driften som rammes, hvorfor konsekvensene er alvorlige, hvor lenge situasjonen varer og hvorfor problemet ikke kan håndteres gjennom ordinær planlegging.
Jo mer generelt arbeidsgiver beskriver behovet – for eksempel «vi har mye å gjøre» – desto vanskeligere blir det å dokumentere at den lovbestemte terskelen er oppfylt.
Arbeidsgiver må undersøke om stedfortreder kan skaffes
Selv ved en alvorlig uforutsett hendelse kan ikke ferien endres dersom virksomheten kan løse situasjonen ved å skaffe stedfortreder. Arbeidsgiver bør derfor undersøke realistiske alternativer før beslutningen tas.
Det kan være relevant å vurdere om andre ansatte kan omdisponeres, om arbeidsoppgaver kan utsettes, om vikar eller ekstern bistand kan brukes, eller om andre midlertidige tiltak kan redusere problemet.
Loven krever ikke nødvendigvis at enhver teoretisk løsning prøves uansett kostnad eller praktiske konsekvenser. Men arbeidsgiver bør kunne dokumentere en reell vurdering av tilgjengelige alternativer.
Endringen må være nødvendig – ikke bare ønskelig
Lovteksten krever at endringen er nødvendig på grunn av de uforutsette hendelsene. Arbeidsgiver må derfor vise en konkret sammenheng mellom hendelsen, arbeidstakerens planlagte fravær og de vesentlige driftsproblemene.
Det er ikke tilstrekkelig at arbeidstakeren er den enkleste eller billigste løsningen. Dersom virksomheten kan håndtere situasjonen gjennom omdisponering, prioritering, utsettelse, vikar eller annen forsvarlig løsning, svekkes grunnlaget for å flytte ferien.
Må arbeidsgiver bruke en dyr vikar eller ekstern bistand?
Vilkåret er at stedfortreder ikke kan skaffes. Det må gjøres en reell vurdering av tilgjengelig kompetanse, tid, opplæringsbehov, sikkerhet og kostnader. Loven kan ikke reduseres til en regel om at arbeidsgiver alltid kan velge den billigste løsningen.
Samtidig er ikke enhver teoretisk eller uforholdsmessig løsning nødvendigvis en reell stedfortreder. Virksomheten bør dokumentere hvem som er undersøkt, hvorfor de aktuelle alternativene ikke kunne brukes og hvilke konsekvenser løsningene ville fått.
Kan flere ansattes ferie endres samtidig?
Hvert enkelt ferieforhold må vurderes. En uforutsett hendelse kan ramme en hel avdeling, men arbeidsgiver bør ikke automatisk trekke tilbake alles ferie. Virksomheten må undersøke hvilke funksjoner som faktisk er nødvendige og om belastningen kan fordeles på en mindre inngripende måte.
Utvelgelsen bør bygge på saklige kriterier som kompetanse, bemanningsbehov og tilgjengelige alternativer. Usaklig forskjellsbehandling eller gjengjeldelse må unngås.
Arbeidsgiver skal drøfte endringen med arbeidstaker
Før en fastsatt ferie endres, skal spørsmålet drøftes med arbeidstakeren. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt under drøftingen.
Arbeidsgiver bør forklare hva som har skjedd, hvorfor situasjonen vurderes som uforutsett, hvilke driftsproblemer som oppstår og hvilke alternative løsninger som er undersøkt.
Arbeidstakeren bør samtidig få anledning til å opplyse om bestilte reiser, familieplaner og andre konsekvenser. Under drøftingen skal arbeidstakeren opplyse om merutgifter som vil bli krevd erstattet, så langt vedkommende har oversikt over dem.
Arbeidstaker kan kreve dokumenterte merutgifter erstattet
Når arbeidsgiver endrer fastsatt ferie etter ferielovens regler, kan arbeidstaker kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av omleggingen.
Det kan for eksempel være gebyrer for endring eller avbestilling av reise, ekstra transportutgifter eller andre dokumenterbare kostnader som oppstår fordi ferieplanen må endres.
Arbeidsgiver bør be om dokumentasjon og skille mellom faktiske merutgifter og mer generelle ulemper eller skuffelser. Samtidig bør arbeidsgiver allerede før beslutningen forsøke å kartlegge hvilke kostnader endringen vil utløse.
Hvilke merutgifter kan kreves erstattet?
Erstatningen gjelder dokumenterte merutgifter som følger av omleggingen. Aktuelle poster kan være endrings- og avbestillingsgebyrer, dyrere erstatningsreise, ekstra transport, ny overnatting eller andre konkrete kostnader arbeidstakeren ikke ville hatt dersom ferien ble gjennomført som fastsatt.
Arbeidstaker plikter under drøftingen å opplyse om merutgifter som vil bli krevd erstattet. Kostnader som ikke ble opplyst, kan bare kreves dekket i den utstrekning de fremstår som nærliggende følger av omleggingen. Arbeidstaker bør ta vare på bestillinger, kvitteringer og vilkår for refusjon.
Vanlig irritasjon, tapt ferieglede eller ulempe er ikke det samme som en dokumentert merutgift etter denne bestemmelsen. Andre erstatningsspørsmål kan likevel oppstå dersom arbeidsgiver bryter ferieloven.
Hva med kostnader for ektefelle, barn eller reisefølge?
En ferieendring kan påvirke hele reisefølget. Om en konkret kostnad kan kreves erstattet må vurderes ut fra årsakssammenheng, dokumentasjon og om kostnaden er en nærliggende følge av omleggingen. Arbeidsgiver bør derfor be om en spesifisert oversikt og ikke bare vurdere arbeidstakerens egen billett isolert.
Under drøftingen bør arbeidstakeren opplyse om kjente familie- og reisefølgeutgifter. Dette gir arbeidsgiver et riktigere beslutningsgrunnlag før ferien endres.
Kan arbeidsgiver kalle en ansatt tilbake etter at ferien har startet?
En tilbakekalling etter at arbeidstakeren allerede har startet ferien er et svært inngripende tiltak. Ferielovens strenge vilkår for endring av fastsatt ferie må fortsatt vurderes, og arbeidsgiver bør være særlig grundig med nødvendighet, alternativer og konsekvenser.
At arbeidstakeren er tilgjengelig på telefon eller teknisk kan utføre enkelte oppgaver, betyr ikke at arbeidsgiver fritt kan avbryte ferien. Dersom virksomheten mener en faktisk tilbakekalling er nødvendig, bør grunnlaget dokumenteres før arbeidstakeren kontaktes med et pålegg.
Reise- og andre merutgifter som følger av en lovlig endring må også vurderes etter erstatningsreglene.
Kan arbeidsgiver og arbeidstaker frivillig avtale å flytte ferien?
Situasjonen er annerledes dersom arbeidstaker frivillig samtykker til en ny ferieperiode. Da er det ikke nødvendigvis tale om at arbeidsgiver ensidig bruker adgangen til å endre fastsatt ferie.
Et samtykke bør være reelt og ikke fremstå som et resultat av utilbørlig press. Av hensyn til etterprøvbarhet bør ny ferieperiode og eventuelle økonomiske forhold bekreftes skriftlig.
Arbeidsgiver må fortsatt sørge for at arbeidstaker får avviklet ferie i samsvar med ferielovens regler.
Er plutselig sykefravær nok til å trekke tilbake ferie?
Plutselig sykefravær kan være en uforutsett hendelse, men det betyr ikke automatisk at fastsatt ferie kan endres. Arbeidsgiver må fortsatt vurdere om ferieavviklingen vil skape vesentlige driftsproblemer og om stedfortreder kan skaffes.
Et normalt sykefravær som virksomheten burde kunne håndtere gjennom ordinær bemanningsplanlegging, vil ikke nødvendigvis oppfylle vilkårene. Det konkrete omfanget, kompetansebehovet og tilgjengelige alternativer blir avgjørende.
Arbeidsgiver må planlegge når ferien skal tas senere
At en fastsatt ferie lovlig flyttes betyr ikke at feriedagene forsvinner. Arbeidsgiver har fortsatt ansvar for at ferien avvikles i samsvar med ferieloven. Ny periode bør derfor avklares samtidig eller så raskt som mulig.
Arbeidstaker kan som hovedregel kreve 18 virkedager sammenhengende hovedferie i perioden 1. juni til 30. september, og restferien på 7 virkedager samlet innen ferieåret. Hvordan en flyttet periode kan plasseres avhenger av tidspunktet, lovens regler og eventuelle avtaler.
Dersom lovbestemt ferie ikke blir avviklet innen ferieårets utløp, skal ferien som hovedregel overføres. Skyldes den manglende avviklingen arbeidsgiver, kan det i tillegg oppstå erstatningsansvar etter ferieloven.
Kan ferie endres fordi arbeidstakeren er sagt opp?
Fastsatt ferie kan ikke uten arbeidstakerens samtykke endres bare på grunn av oppsigelse. Skal arbeidsgiver endre perioden, må vilkårene i ferieloven § 6 tredje ledd være oppfylt.
Oppsigelsen i seg selv er derfor ikke et eget grunnlag for å flytte en godkjent ferie. Reglene om ferie i oppsigelsestid inneholder også andre særregler som må vurderes separat.
Endring på grunn av arbeidstakerens sykdom følger andre regler
Ferieloven har egne regler om utsatt ferie når arbeidstakeren selv blir helt arbeidsufør før eller under ferien og dokumenterer dette med legeerklæring. Dette er noe annet enn at arbeidsgiver endrer ferien på grunn av virksomhetens behov.
Det samme gjelder enkelte endringer knyttet til foreldrepermisjon. Ferieloven § 6 tredje ledd presiserer at reglene om arbeidsgivers endring ikke gjelder når ferien endres etter lovens §§ 8 og 9.
En ulovlig ferieendring kan gi krav og konflikt
Dersom arbeidsgiver ensidig endrer fastsatt ferie uten at vilkårene er oppfylt, kan arbeidstakeren bestride beslutningen og kreve at ferieretten respekteres. Brudd på ferieloven kan også gi grunnlag for erstatning etter lovens regler.
Arbeidsgiver bør derfor unngå bastante pålegg før faktum, stedfortredermuligheter og økonomiske konsekvenser er undersøkt. Ved tidspress kan en skriftlig, frivillig løsning være bedre, men samtykket må være reelt og ferien må fortsatt avvikles lovlig.
Hva bør arbeidsgiver dokumentere?
Endring av fastsatt ferie – steg for steg
Vanlige feil ved tilbakekalling eller flytting av ferie
- arbeidsgiver antar at styringsretten alene gir rett til å flytte fastsatt ferie
- vanlig høysesong behandles som en uforutsett hendelse
- bemanningsmangel beskrives uten å dokumentere vesentlige driftsproblemer
- arbeidsgiver undersøker ikke om stedfortreder kan skaffes
- ferie endres fordi det er billigere enn å bruke vikar eller andre tiltak, uten en reell helhetsvurdering
- arbeidstaker får beskjed om endringen uten forutgående drøfting
- retten til bistand fra tillitsvalgt overses
- arbeidsgiver kartlegger ikke arbeidstakerens kjente merutgifter
- dokumenterte avbestillings- eller endringskostnader avvises uten vurdering
- frivillig avtale om ny ferieperiode dokumenteres ikke
- tilbakekalling under pågående ferie behandles som et ordinært bemanningsgrep
- virksomheten avklarer ikke når den utsatte ferien faktisk skal avvikles
Vanlige spørsmål om å trekke tilbake ferie
Kan arbeidsgiver trekke tilbake ferie?
Ja, men bare når de strenge vilkårene for endring av fastsatt ferie er oppfylt.
Er sykefravær nok?
Ikke automatisk. Sykefraværet må inngå i vurderingen av uforutsette hendelser, vesentlige driftsproblemer og muligheten for å skaffe stedfortreder.
Kan arbeidsgiver flytte ferie på grunn av høysesong?
En kjent høysesong er normalt noe virksomheten skal planlegge for og oppfyller ikke uten videre kravet om uforutsette hendelser.
Må arbeidsgiver prøve å finne vikar?
Arbeidsgiver må vurdere om stedfortreder kan skaffes. Dersom situasjonen kan løses på den måten, er lovvilkåret for å endre ferien ikke oppfylt.
Må arbeidstaker høres først?
Ja. Endringen skal drøftes med arbeidstaker før beslutningen tas.
Kan arbeidstaker ha med tillitsvalgt?
Ja. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt under drøftingen.
Hvem betaler avbestillingskostnader?
Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av omleggingen av ferien.
Kan arbeidsgiver kalle meg tilbake når ferien har startet?
En slik tilbakekalling er svært inngripende og må vurderes opp mot de samme strenge lovvilkårene.
Les videre om ferie og arbeidsgivers handlingsrom
Regelverk og veiledning om ferieendring
Har virksomheten spørsmål om å endre fastsatt ferie?
Send inn en kort beskrivelse av hendelsen, driftsproblemene, ferieperioden og hvilke alternative løsninger som er vurdert. Ikke send sensitive personalopplysninger i første henvendelse.
Få advokattilbud