For å kunne permittere må virksomheten ha saklig grunn. Årsaken skal være knyttet til virksomheten og ikke til den enkelte arbeidstaker. Typiske eksempler er ordremangel, tap av oppdrag, praktiske arbeidshindringer, driftsstans, fulle lagre eller andre forhold som midlertidig reduserer behovet for arbeidskraft.

Arbeidsgiver skal også ha gjort det som med rimelighet kan kreves for å unngå permittering. Det betyr ikke at enhver mulig kostnadsreduksjon må være prøvd først, men virksomheten bør kunne forklare hvorfor permittering er et nødvendig og egnet tiltak.

Det avgjørende er at situasjonen fremstår som midlertidig. Dersom virksomheten ikke har rimelig grunn til å tro at arbeidstakerne skal tilbake i arbeid, peker situasjonen i retning av nedbemanning eller annen permanent bemanningstilpasning.

Virksomheter som er bundet av tariffavtale kan ha klare plikter til å drøfte permittering med tillitsvalgte før beslutningen gjennomføres. Også uten slik tariffbinding er det ofte fornuftig å bruke en strukturert drøftingsprosess.

Drøftingen kan omfatte årsaken til arbeidsmangelen, forventet varighet, antall ansatte, hel eller delvis permittering, utvelgelseskriterier og mulige alternativer.

Dette er ikke det samme som det individuelle drøftelsesmøtet før oppsigelse. Permittering er en egen ordning med et annet rettslig grunnlag.

Hovedregelen er at arbeidstakeren skal varsles 14 dager før permitteringen starter. Ved enkelte uforutsette hendelser kan kortere frist være aktuell. Arbeidsgiver må kontrollere tariffavtale og annet avtaleverk fordi særregler kan gjelde.

Varslingsperioden er ikke permitteringstid. Arbeidstakeren arbeider normalt som vanlig og mottar ordinær lønn frem til permitteringen iverksettes.

Permitteringsvarselet bør være skriftlig og blant annet angi:

• årsaken til permitteringen
• datoen varselet gis
• datoen permitteringen starter
• forventet varighet eller til-dato når dette er mulig
• navnet på den ansatte
• om permitteringen er hel eller delvis
• permitteringsgrad ved delvis permittering
• arbeidsgivers underskrift

Et presist varsel gjør det enklere for arbeidstaker, arbeidsgiver og NAV å forstå permitteringsforløpet.

Arbeidsgiver bør melde fra til NAV så tidlig som mulig når permittering planlegges. Det gjør at NAV kan gi informasjon og veiledning til virksomheten og de ansatte.

Permitteringen skal også rapporteres korrekt i a-meldingen på det eksisterende arbeidsforholdet. Virksomheten bør koordinere permitteringen med lønnsansvarlig eller regnskapsfører slik at startdato, grad og senere endringer registreres riktig.

Arbeidstakeren må selv søke om dagpenger. Arbeidsgivers permitteringsvarsel og eventuell bekreftelse på arbeidsforholdet kan bli viktig dokumentasjon i NAVs behandling.

Ved hel permittering arbeider arbeidstakeren ikke i permitteringsperioden. Ved delvis permittering arbeider vedkommende en del av normal stilling og er permittert resten.

Delvis permittering kan være hensiktsmessig når virksomheten fortsatt har noe arbeid, men ikke nok til full bemanning. Permitteringsgraden bør samsvare med det faktiske arbeidsbehovet og dokumenteres tydelig.

Arbeidsgiver betaler lønn for tiden arbeidstakeren faktisk arbeider. Dagpenger og beregningen av arbeidsgiverperioden påvirkes av arbeidsomfanget, og arbeidsgiver bør følge utviklingen nøye dersom graden endres.

Permittering bygger på at arbeidsforholdet består. Arbeidstakeren har derfor både rett og plikt til å gjenoppta arbeidet når permitteringen avsluttes eller arbeidsgiver igjen har behov for arbeidskraft.

Virksomheten bør ha en tydelig rutine for tilbakekalling og kommunikasjon. Hvis aktiviteten kommer tilbake gradvis, kan permitteringsgraden reduseres før permitteringen avsluttes helt.

Dersom arbeidstakeren arbeider i ordinær stilling over en lengre sammenhengende periode, kan permitteringen etter gjeldende regler anses avbrutt. Arbeidsgiver bør kontrollere oppdatert NAV-veiledning før ansatte tas inn og ut av arbeid gjentatte ganger.

Et permitteringsvarsel kan trekkes før permitteringen starter dersom behovet faller bort. Hvis startdatoen utsettes, bør arbeidsgiver informere så raskt som mulig og kontrollere om utsettelsen er så lang at nytt varsel bør gis.

Hvis permitteringsgraden endres, bør endringen dokumenteres og rapporteres korrekt. Det samme gjelder dersom arbeidstakeren tas helt tilbake i arbeid.

Ved ny permittering etter at en tidligere permittering er avsluttet må virksomheten normalt gjennomføre en ny permitteringsprosess, med nytt varsel og ny arbeidsgiverperiode etter reglene som gjelder.

Ferie kan avvikles også mens arbeidstakeren er permittert. Ferielovens regler gjelder fortsatt, og ferieperioden behandles ikke som ordinær permitteringstid.

Arbeidsgiver bør skille klart mellom permittering, ferie og annet fravær i registreringen og kommunikasjonen med arbeidstakeren. Dette kan også påvirke beregningen av arbeidsgiverperioden og ytelser.

Sykdom, omsorgsfravær og andre fraværstyper kan påvirke lønns- og ytelsesforløpet ved permittering. Arbeidsgiver bør derfor registrere fraværet korrekt og kontrollere hvem som har betalingsansvaret i den aktuelle perioden.

En arbeidstaker kan også være sykmeldt når permittering starter. NAV har egne regler for hvordan arbeidsgiver skal håndtere inntektsmelding og overgangen mellom sykepenger og permittering.

Dette er et område der arbeidsgiver bør kontrollere NAVs oppdaterte veiledning i den konkrete saken, fordi ytelsesreglene er detaljerte og kan endres.

Permittering kan være aktuelt ved midlertidig ordremangel, råvaremangel, driftsstans, nødvendige reparasjoner, tap av et tidsbegrenset oppdrag eller andre forhold som gjør at arbeidsgiver midlertidig ikke kan sysselsette arbeidstakerne på vanlig måte.

Arbeidsgiver bør beskrive den konkrete årsakskjeden. Det er mer presist å dokumentere at tre navngitte prosjekter er utsatt i åtte uker og hvilke arbeidsfunksjoner dette berører, enn bare å skrive «dårlig økonomi». Svak likviditet alene er ikke nødvendigvis det samme som midlertidig arbeidsmangel.

Permittering skal ikke brukes for å reagere på prestasjoner, samarbeid eller fravær hos en bestemt ansatt. Slike forhold hører hjemme i ordinær personaloppfølging.

Vurderingen må bygge på opplysninger som forelå da beslutningen ble tatt, men virksomheten må også følge utviklingen senere. Ordrebok, tilbudsaktivitet, kontraktsforhandlinger, sesongsvingninger, reparasjonsplan, finansiering og realistisk tidspunkt for gjenopptakelse kan være relevante.

Ingen kan kreve sikkerhet om fremtiden. Arbeidsgiver må likevel ha et forsvarlig faktisk grunnlag for forventningen om at arbeidet kommer tilbake. Hvis den underliggende stillingen eller funksjonen skal fjernes permanent, taler dette sterkt mot permittering.

Blir situasjonen varig underveis, må arbeidsgiver skifte spor. En pågående permittering kan ikke brukes som en permanent venteposisjon for å unngå kravene ved nedbemanning og oppsigelse.

Før enkeltpersoner velges ut, bør arbeidsgiver definere hvilken del av virksomheten som skal vurderes samlet. Avdeling, geografisk enhet, fagområde eller hele selskapet kan være aktuelle utvelgelseskretser. Avgrensningen må henge sammen med arbeidsmangelen og virksomhetens organisering.

Deretter fastsettes kriteriene. Ansiennitet står særlig sterkt etter Hovedavtalen LO–NHO. Kompetanse, sertifikater, nødvendige nøkkelfunksjoner og behovet for forsvarlig restbemanning kan også få betydning. Kriteriene bør bestemmes før resultatet er kjent og anvendes konsistent.

Kontroller om utvelgelsen indirekte rammer grupper på en måte som reiser spørsmål om diskriminering, og om tillitsvalgte, verneombud eller andre har særskilt vern mot usaklig forskjellsbehandling.

Arbeidsgiver skal gi melding til NAV om permittering gjennom NAVs løsning. Meldingen er noe annet enn det individuelle permitteringsvarselet til arbeidstakeren. Formålet er blant annet at NAV skal kunne bistå virksomheten og de berørte i en omstillingssituasjon.

Ved større prosesser må arbeidsgiver også kontrollere reglene om masseoppsigelser og meldeplikt. Permittering og oppsigelse er ulike tiltak, og overgang fra det ene til det andre kan utløse nye plikter og frister.

Behold kvittering for innsending og dokumenter hvilke ansatte og hvilket tidsrom meldingen gjelder.

En permittert arbeidstaker kan tas inn i arbeid når virksomheten har behov. Arbeidsgiver betaler lønn for arbeidet, og arbeidstakeren må opplyse NAV om arbeid som påvirker dagpengene.

Den permitterte kan etter NAVs gjeldende veiledning arbeide i inntil seks uker uten at permitteringen avbrytes. Er arbeidstakeren tilbake i full stilling i mer enn seks uker sammenhengende, regnes permitteringen som avbrutt. En senere permittering må da behandles som ny, med nytt varsel og ny arbeidsgiverperiode.

Bruk av korte arbeidsperioder bør planlegges og kommuniseres tydelig. Registrer datoer og timer slik at lønn, a-melding, permitteringsgrad og NAV-opplysninger samsvarer.

Arbeidstilsynets veiledning opplyser at permitterte med bestemt eller ubestemt permitteringsperiode skal møte i løpet av én til to dager når arbeidsgiver gir beskjed. Tariffavtale, varselet eller konkrete omstendigheter kan gi behov for en nærmere vurdering.

Tilbakekallingen bør gis skriftlig og angi møtetid, arbeidssted, stillingsprosent og om permitteringen avsluttes eller bare reduseres. Arbeidsgiver bør bruke kontaktopplysningene som er avtalt og sørge for at beskjeden kan dokumenteres.

Har arbeidstakeren tatt midlertidig arbeid hos en annen arbeidsgiver, fritar ikke det automatisk fra plikten til å komme tilbake. Situasjonen bør avklares raskt og ryddig.

Arbeidsforholdet hos den permitterende arbeidsgiveren består. Arbeidstaker må derfor fortsatt ivareta lojalitetsplikt, taushetsplikt og eventuelle lovlige begrensninger, og må kunne møte ved tilbakekalling.

Midlertidig annet arbeid kan være forenlig med permitteringen, men arbeidstakeren må rapportere arbeid og inntekt til NAV. Arbeidsgiver bør ikke legge til grunn at annet arbeid innebærer egenoppsigelse. Ved mulig konkurranse eller interessekonflikt bør situasjonen vurderes konkret.

En eier som også er reelt ansatt i et aksjeselskap kan etter omstendighetene omfattes av permitteringsreglene, men NAV kan stille strengere krav til dokumentasjon fordi arbeidsgiver- og arbeidstakerrollen ligger nær hverandre. Registrert arbeidsforhold og faktisk, regelmessig lønnet arbeid er sentralt.

NAV opplyser at eneste ansatte i eget AS normalt ikke kan permittere seg selv mer enn 80 prosent. Dette er en ytelsesregel som må kontrolleres mot den konkrete situasjonen og oppdatert NAV-veiledning.

• beskrivelse av permitteringsårsaken og hvorfor den er midlertidig
• økonomiske eller driftsmessige opplysninger som underbygger behovet
• vurderte alternativer til permittering
• eventuelle drøftingsprotokoller med tillitsvalgte
• begrunnelse for hvem som permitteres dersom ikke alle berøres
• kopi av individuelle permitteringsvarsler
• beregning av permitteringsgrad og arbeidsgiverperiode
• dokumentasjon på melding til NAV der dette er relevant
• korrekt rapportering i a-meldingen
• varsler om endret grad, utsettelse, tilbakekalling eller avslutning

Dokumentasjonen bør vise den reelle prosessen. En standardmal er nyttig, men erstatter ikke virksomhetens konkrete vurdering.

• Permittering brukes selv om arbeidsmangelen allerede fremstår som permanent.
• Virksomheten dokumenterer ikke hvorfor permitteringen er nødvendig og midlertidig.
• Tariffavtalen kontrolleres ikke før prosessen starter.
• Utvelgelsen mellom ansatte fremstår tilfeldig eller usaklig.
• Permitteringsvarselet mangler sentrale opplysninger eller gis for sent.
• Arbeidsgiver beregner arbeidsgiverperioden feil ved delvis permittering.
• NAV eller a-meldingen følges ikke opp korrekt.
• Arbeidstaker tas inn og ut av arbeid uten at konsekvensene vurderes.
• Arbeidsgiver fortsetter permitteringen selv om behovet har blitt varig.
• Kommunikasjonen med de ansatte er så knapp at det oppstår unødvendig usikkerhet og konflikt.

Hva er permittering?
Permittering er et midlertidig arbeidsfritak der arbeidsforholdet består, men arbeidstaker helt eller delvis fritas fra arbeidsplikten.

Når kan arbeidsgiver permittere?
Det må foreligge saklig grunn knyttet til virksomheten, og behovet for redusert arbeidskraft må være midlertidig.

Hvor lang er varslingsfristen?
Hovedregelen er 14 dagers varsel. Kortere frist kan gjelde ved bestemte uforutsette hendelser eller særregler i avtaleverket.

Hvor lenge betaler arbeidsgiver lønn etter at permitteringen starter?
Etter dagens hovedregel har arbeidsgiver lønnsplikt i 15 arbeidsdager i arbeidsgiverperiode I.

Kan arbeidstaker være delvis permittert?
Ja. Arbeidstaker kan arbeide deler av stillingen og være permittert resten.

Må arbeidsgiver bruke ansiennitet?
Det avhenger blant annet av tariffavtalen. Virksomheter bundet av Hovedavtalen LO–NHO har ansiennitet som et sentralt utgangspunkt, mens andre virksomheter uansett må foreta en saklig utvelgelse.

Kan en permittert arbeidstaker kalles tilbake?
Ja. Arbeidsforholdet består, og arbeidstakeren skal tilbake når virksomheten igjen har behov for arbeidskraft.

Hva hvis behovet blir permanent?
Da bør arbeidsgiver vurdere nedbemanning og ordinære oppsigelsesregler fremfor å fortsette en permittering som ikke lenger er midlertidig.